Zakłady Ubezpieczeń Społecznych w Polsce podjęły zdecydowane kroki w walce z nieuczciwie rozliczanymi płacami w firmach transportowych. W wielu odnotowanych przez OCRK/INELO przypadkach przewoźnicy otrzymali z początkiem roku zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego w związku z artykułem 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w sprawie ustalenia podstaw wymiaru składek dla wskazanych kierowców zgłoszonych przez płatnika jako pracownicy. Jak należy rozliczać ZUS kierowcy w 2023 roku? Najnowsze informacje na ten temat znajdziesz w poniższym artykule.
ZUS kierowcy w 2023 roku – jak wyglądają kontrole?
W zawiadomieniach urzędy wzywają płatnika w charakterze strony do czynnego udziału w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym. Pisma uzasadniane są sytuacją wynikającą z wejścia w życie od 2 lutego 2022 roku nowych przepisów: między innymi o zmianie ustawy o transporcie drogowym i ustawy o czasie pracy kierowców, a wraz z nimi zmianą zasad ustalania podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców międzynarodowych. ZUS wskazuje na zaistnienie konieczności przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego mającego na celu stwierdzenie poprawności ustalania przez płatnika składek od daty zaistniałych zmian. Inspektorzy ZUS powołując się na ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych, wzywają (w dość krótkich odstępach czasu) do złożenia wyjaśnień i odpowiedzi na pytania.
ZUS kierowcy w 2023 roku – na jakie pytania musisz być przygotowany?
Dociekliwość Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wydaje się nader wysoka, a zapewne odbiegająca stanowczo od rutynowych kontroli, albowiem urząd interesuje się wszystkim, co wiąże się z ustalaniem wysokości składek. Przewoźnik musi udzielić odpowiedzi na przykład na poniższe pytania:
- Jaki jest główny zakres prowadzonej przez firmę działalności gospodarczej?
- ilu pracowników lub zleceniobiorców firma zatrudnia i na jakich stanowiskach – począwszy od początku 2022 roku?
- czy w okresach od początku 2022 roku kierowcy wykonywali obowiązki kierowców międzynarodowych, a jeśli tak, to gdzie dokładnie wyjeżdżali i w jakich okresach?
- czy od początku 2022 roku kierowcy otrzymywali wynagrodzenie z tytułu pracy w Polsce i za granicą, a jeśli tak, to jakie diety obowiązywały pracowników w tym okresie?
Już powyższe cztery pytania zadane w zawiadomieniu zdradzają zakres posiadanej wiedzy inspektorów Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, ponieważ pytanie dotyczące wysokości diet w stosunku do kierowców międzynarodowych będzie mówiło inspektorom o wysokości ulg zastosowanych przez pracodawcę przy pomniejszaniu składek. Z kolei pytanie dotyczące miejsc, do których kierowcy wyjeżdżali oraz okresów pobytu w tych miejscach, każe sądzić, że pracownicy ZUS będą skrupulatnie sprawdzać prawidłowość przeliczenia wysokości ulg zależnych od długości trwania pobytu w danym kraju. Ponadto zawiadomienie zmusza przedsiębiorcę do zajęcia stanowiska na temat innych zagadnień, tj.:
- czy pracownicy od początku 2022 roku przebywali na urlopach bezpłatnych, na urlopach wypoczynkowych lub byli niezdolni do pracy z powodu choroby, a jeśli tak to w jakich okresach?
- czy firma od 1 stycznia 2022 roku składała wniosek o wydanie zaświadczeń A1, a jeżeli nie to dlaczego?
ZUS kierowcy w 2023 roku – niezbędne dokumenty
Obok konieczność udzielenia odpowiedzi na zadane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych pytania, urząd wnioskuje do przedsiębiorców transportowych o przesłanie lub przedłożenie osobiście w oddziałach zakładu, dokumentów dotyczących ustalenia podstawy wymiaru składek dla konkretnych ubezpieczonych, w szczególności:
- wszystkie umowy o pracę wraz z aneksami lub umów zlecenia,
- świadectwa pracy wydane w ostatnim roku,
- ewidencję czasu pracy za wszystkie miesiące (począwszy od stycznia 2022 roku) zawierające w szczególności: liczbę godzin przepracowanych oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbę godzin nadliczbowych, dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia (w tym urlopy wypoczynkowe i urlopy bezpłatne, dni, w których pracownik nie był zdolny do pracy oraz w których pobierał zasiłki), rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
- rozliczenie podróży służbowej za miesiące od stycznia 2022 do roku, aż do chwili obecnej z wykazanymi dietami za kursy zagraniczne,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku,
- szczegółowe listy płac od stycznia 2022 roku uwzględniające wszystkie składniki wynagrodzenia, w tym wynagrodzenie zasadnicze uzyskane w kraju i za granicą, nagrody, premie, nadgodziny, diety i tym podobne),
- wskazanie informacji, kiedy wynagrodzenie było wypłacane (czyli w danym miesiącu czy w miesiącu następnym za miesiąc poprzedni),
- potwierdzenia przelewu wynagrodzenia w przypadku wypłaty wynagrodzenia na konto bankowe.
Oczywiście ZUS wydając takie zawiadomienie, wskazuje również w informacjach, że w przypadku braku odpowiedzi na wezwanie we wskazanym terminie, miejscowy Oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, może rozpatrzyć sprawę na niekorzyść strony, czyli zakwestionować podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Kontrole ZUS w firmach transportowych – przyczyny
Tego typu pisma zdarzają się coraz częściej i są celowe, ponieważ Zakład Ubezpieczeń Społecznych biorąc pod uwagę zmiany przepisów w sektorze transportu, poszukuje wyższych składek.
Mając powyższe na uwadze, nie powinna zatem dziwić szczególna aktywność pracowników ZUS względem firm transportowych, albowiem od 2022 roku kierowcy zawodowi w ruchu międzynarodowym nie mają prawa otrzymywać diet na poczet wyżywienia oraz zwrotu kosztów za nocleg, co w sposób bezpośredni wpływa na wysokość ich wynagrodzeń brutto. Kwoty brutto są szczególnie interesujące dla ZUS, ponieważ ich wysokość wpływa bezpośrednio na wysokość składek odprowadzanych przez pracodawcę do zakładu. Kontrolerzy poszukują zatem różnic między maksymalnym wynagrodzeniem brutto (tj. wynagrodzeniem zawierającym wszelkie składniki stałe i zmienne) a minimalnym brutto uzyskanym w wyniku zastosowania ulg, czyli „dawnych diet”. Więcej o prawidłowym sposobie rozliczania płac kierowców oraz korzystania z ulg można usłyszeć na webinarach przygotowywanych przez Grupę Inelo.
Urzędnicy ZUS maja świadomość zmian w strukturze płac kierowców zawodowych, a dodatkowym elementem, który podgrzewa atmosferę, jest wysokość prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w 2022 roku, które zostało określone na 5922,00 zł, co wielu przypadkach wiązało przedsiębiorcom ręce i zmuszało do odprowadzania składek do ZUS w kwocie nie mniejszej niż wyżej wymieniona kwota. ZUS znając zasady rozliczenia „ulg”, również, ma świadomość, że kwota 5922,00 zł w danym przedsiębiorstwie wcale nie musiała być maksymalną „górną” kwotą od której przedsiębiorca rozliczał składki w 2022 roku. Niejednokrotnie kwota miesięcznego wynagrodzenia kierowców zawodowych przekraczała wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia brutto, niekiedy nawet o kilka tysięcy złotych – nawet przy zastosowaniu ulg.
Należy również pamiętać, że w 2023 roku wysokość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia wzrosła do kwoty ponad 6883 zł, co oznacza, że wszelkie ulgi wynikające z podróży kierowcy międzynarodowego poza granice Polski nie mogą powodować zaniżenia wynagrodzenia brutto poniżej kwoty przeciętnego wynagrodzenia obowiązującej w br., (za wyjątkiem sytuacji, w których to kierowca nie wypracuje faktycznie wyżej wymienionej kwoty, w związku z czym nie będą miały zastosowania ulgi).
W takich sytuacjach zawsze rodzi się pytanie o przyczynę istnienia danej „akcji kontrolnej” – dlaczego ZUS poddaje tak szczegółowej i wnikliwej kontroli firmy transportowe rok po wprowadzeniu nowych zasad, podczas gdy w wielu firmach wciąż odczuwalne są skutki „ubruttowienia” 100% wynagrodzeń kierowców.
W odpowiedzi możemy przytoczyć dwie przyczyny, pierwsza to już wcześniej wspomniana, czyli zmiana przepisów, która wymusza na pracodawcach odprowadzanie składek do ZUS w dotychczas niespotykanym dla branży TSL wymiarze. Druga przyczyna to rosnąca świadomość kierowców zawodowych, którzy poziom składek sprawdzają za pośrednictwem platformy usług elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracownicy transportu są świadomi wagi elementów płacowych brutto w późniejszym życiu, w tym uzyskiwanej w przyszłości emeryturze, (czy innych świadczeń specjalnych). Nie bez znaczenia ma również fakt ustanowienia funkcji sygnalisty, którym zgłaszając nieprawidłowość w miejscu zatrudnienia – anonimowo, nie traci niczego. Jak pamiętamy wg. „nowego ładu” konsekwencje podatkowo-składkowe z tytułu niepłacenia stosownej wysokości składek, ponoszą wyłącznie pracodawcy, a nie pracownicy.
Jak podaje portal informacyjny ZUS, działalność Państwowej Inspekcji Pracy w zakresie nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, obejmuje zwalczanie takich zjawisk jak powierzanie pracy bez umowy zawartej na piśmie i niezgłoszenie osoby zatrudnionej do ubezpieczenia społecznego. Tylko w 2020 roku Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadziła ponad 11,5 tys. kontroli, podczas których inspektorzy pracy badali legalność zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w polskich firmach. Nielegalne zatrudnienie lub nielegalną inną pracę zarobkową stwierdzono podczas blisko 5 tys. kontroli, tj. w ponad 43% ogółu przeprowadzonych kontroli.
Legalność zatrudnienia leży również w centrum zainteresowania ZUS. W 2018 roku ZUS skontrolował 23,6 tys. mikrofirm (do 9 ubezpieczonych pracowników) i wyegzekwował 35,4 mln zł. W 2019 roku kontrole objęły 18,6 tys. mikrofirm, a ściągnięte należności opiewały na 30,5 mln zł.
Kontrole ZUS – jak się przygotować?
Podsumowując, w każdym przypadku kontroli urzędu państwowego należy liczyć się z pewnego rodzaju niedogodnościami, koniecznością złożenia wyjaśnień, przedstawienia dokumentów i pism. W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy ekspertów, takich jak specjaliści OCRK, którzy wsparci specjalistycznym oprogramowaniem dla transportu – 4trans, potrafią sprostać pytaniom stawianym przez ZUS czy Urząd Skarbowy w zakresie poprawności rozliczania ulg, czy płac krajowej i zagranicznej.
