W wielu branżach nieodłączną częścią pracy są delegacje służbowe, podczas których pracownicy wykonują swoje obowiązki. Z punktu widzenia prawa jednym z kluczowych aspektów w tej kwestii są przepisy dotyczące diet krajowych. Zagadnienia związane z dietami krajowymi w delegacjach służbowych często stanowią wyzwanie dla pracodawców – istnieje wiele aspektów prawnych, które trzeba wziąć pod uwagę, aby zapewnić zgodność z przepisami.
Dokładne zapoznanie się z obowiązującym prawem jest istotne również z punktu widzenia branży TSL, przechodzącej liczne zmiany w związku z sukcesywnym implementowaniem przepisów pakietu mobilności – także w obrębie interpretacji takich zagadnień, jak właśnie rozliczanie delegacji. Jakie są stawki diet krajowych w 2023 roku? Jak je obliczać? Poznaj odpowiedzi na najważniejsze pytania i uniknij błędów!
Wprowadzenie do diet krajowych w delegacjach służbowych
W odróżnieniu od transportu międzynarodowego, w przewozach krajowych nadal należy rozliczać należności z tytułu delegacji służbowych. Stosowne definicje w tym zakresie znajdziemy w Ustawie o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą za podróż służbową możemy uznać:
- „każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
- przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
- wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego.”
Diety krajowe przysługują kierowcy, który przebywa w podróży służbowej przez minimum 8 godzin.
Zasady rozliczania diety krajowej oraz aktualne stawki znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Warto przypomnieć, że naliczanie diet oraz ryczałtów za nocleg w przewozach krajowych pozwala firmom transportowym na wypłacanie części wynagrodzenia bez konieczności naliczania dodatkowych składek ZUS i podatku.
Aktualne stawki diet krajowych w 2023 roku
Przewoźnicy zajmujący się transportem krajowym spotkali się ostatnio z dwoma podwyżkami diet. Po niemal dekadzie utrzymywania się stawki 30 zł za każdy dzień przebywania kierowcy zawodowego w podróży służbowej, 28 lipca 2022 roku wysokość ta zmieniła się na 38 zł, a następnie – od 1 stycznia 2023 roku wzrosła do poziomu 45 zł.
Zmiana wysokości diety w delegacjach krajowych w 2023 roku to nie wszystko – nastąpił też wzrost innych świadczeń: ryczałtów za nocleg, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej oraz kosztów noclegu:
- ryczałt za nocleg wynosi 150% diety krajowej, a zatem aktualnie jest to kwota 67,50 zł,
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu komunikacją miejską to 20% diety krajowej, czyli obecnie 9 zł,
- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety krajowej, a więc nie może być wyższy niż 900 zł za jedną dobę hotelową.
Jak obliczyć dietę krajową w delegacji służbowej?
Czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podczas obliczania diety krajowej w trakcie delegacji służbowej, jest czas trwania podróży. Zgodnie z przepisami regulującymi tę kwestię, określono następujące zasady:
- jeśli podróż trwała mniej niż dobę, ale więcej niż 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości, pomiędzy 8 a 12 godzin – 50% wysokości diety, natomiast poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- w analogiczny sposób wygląda rozliczanie każdej niepełnej, ale rozpoczętej doby – jeśli czas podróży wyniósł do 8 godzin, należy wypłacić 50% diety, z kolei w sytuacji kiedy delegacja służbowa przekroczyła 8 godzin, przysługuje pełna dieta,
- każda pełna doba podróży jest równoznaczna z obowiązkiem wypłacenia 100% wysokości diety.
Wyjątki i specjalne przepisy dotyczące diet krajowych
Wspomniane wcześniej Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku zawiera kilka wyjątków od obowiązujących przepisów:
- dieta nie przysługuje pracownikowi delegowanemu do miejsca swojego stałego lub tymczasowego zamieszkania,
- istnieje możliwość zwrotu kosztów noclegu w wysokości wyższej niż standardowa, jednak wymaga to uzgodnienia z pracodawcą. Należy wówczas pamiętać o podatku i składkach ZUS od powstałej nadwyżki,
- określono zasady zwrotu kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej na wniosek pracownika – w formie ryczałtu lub pokrycia udokumentowanych kosztów,
- dieta krajowa nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono wyżywienie.
Porady dotyczące rozliczania delegacji służbowych
Aby uniknąć błędów i prawidłowo rozliczać diety za delegacje krajowe w 2023 roku, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Kluczowym aspektem pozostaje zakres przysługujących należności, czyli uwzględnienie dokładnej daty i godziny wyjazdu i powrotu z podróży służbowej. Niezbędne jest zachowanie odpowiednich terminów – przepisy stanowią, że pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży. Aby uprościć i przyspieszyć proces rozliczania, warto skorzystać z automatyzacji, jaką dają systemy GPS i tachografy. Należy także pamiętać o zachowaniu odpowiedniej dokumentacji związanej z delegacją służbową – są to na przykład rachunki, faktury i inne dowody wydatków. Jeśli nie jest możliwe przedstawienie stosownych dokumentów, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach.
Najczęstsze pytania dotyczące diet krajowych
Jakie są najczęstsze wątpliwości związane z rozliczaniem delegacji w 2023 roku? Oto kilka najpopularniejszych pytań:
Czy stawki diet krajowych w 2023 roku różnią się od poprzednich lat?
Tak, diety za delegacje krajowe w 2023 roku są wyższe i zgodnie z rozporządzeniem od 1 stycznia wynoszą 45 złotych za dobę podróży.
Jakie koszty są pokrywane przez dietę krajową?
Dieta krajowa jest wypłacana celem pokrycia kosztów żywności podczas delegacji. Kwota diety krajowej uwzględnia wydatki na posiłki, zarówno podczas pobytu w miejscu docelowym, jak i w czasie podróży. Oprócz samej diety pracownik ma prawo do wspomnianych wcześniej ryczałtów za nocleg oraz zwrotu kosztów dojazdu.
Jaka jest wysokość ryczałtu za nocleg?
Ryczałt za nocleg to jeden z ważnych elementów rozliczania delegacji. Kwota ryczałtu w 2023 roku wynosi 67,50 zł.
Czy diety i ryczałty są wolne od podatku i ZUSu?
Diety krajowe oraz ryczałty za nocleg w podróży służbowej są objęte zwolnieniem od podatku dochodowego, oraz nie podlegają składkom ZUS. Istnieją przepisy, które określają, że świadczenia te nie są uwzględniane jako dochód pracownika. Oznacza to, że nie podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Ponadto nie są również uwzględniane jako podstawa do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS).
