Informacja o RODO

Dbając o przejrzystość przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych przedstawiamy krótką informację dotyczącą przetwarzania Państwa danych osobowych. Niniejszy obowiązek informacyjny realizujemy zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej jako „RODO”.

  1. Administrator danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem danych osobowych zebranych od Państwa jest Inelo Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Bielsku-Białej 43-300, ul. Karpacka 24/U2b (dalej INELO). Z Inspektorem Ochrony Danych (Sylwią Kochman) można kontaktować się listownie kierując korespondencję na adres: Inspektor Ochrony Danych ul. Karpacka 24/U2b, 43-300 Bielsko-Biała, bądź na adres e-mail: iod@inelo.pl

  • Kategorie przetwarzanych danych osobowych, cel przetwarzania i podstawa prawna

W ramach relacji biznesowych możemy przetwarzać dane osobowe w następujących celach:

  1. komunikacji na temat produktów, usług i projektów, np. w celu obsługi zapytań od Klientów (w tym poprzez zarządzanie formularzami kontaktowymi dostępnymi na stronach internetowych Administratora),
  2. inicjowania i zarządzania relacjami z Klientami i utrzymywania relacji biznesowych, np. w celu obsługi zamówień na produkty lub usługi w tym dokonywania dostaw, realizacji płatności oraz do celów księgowości,
  3. przeprowadzania ankiet zadowolenia klientów, kampanii marketingowych, analiz rynku, konkursów i innych działań promocyjnych,
  4. monitorowania należności oraz dochodzenie lub obrona roszczeń w sprawach dotyczących współpracy,
  5. zapewnienia zgodności z obowiązkami prawnymi (np. prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej).

Dla wyżej wymienionych celów, możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

  1. nazwę/imię i nazwisko, nazwę działalności,
  2. kod identyfikacyjny (np. kod klienta/dostawcy),
  3. adres i dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon),
  4. inne dane identyfikacyjne (NIP, REGON, numer rejestracji działalności, numer dowodu osobistego lub PESEL),
  5. dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku),
  6. dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja, przełożony),
  7. dane podstawowe z umów (np. dane osób podanych do kontaktu – imię, nazwisko, stanowisko, pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail; data zawarcia, numer umowy, przedmiot umowy, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, warunki realizacji usługi, cech charakterystyczne towarów),
  8. informacje dotyczące realizowanych transportów i przesyłek,
  9. numery, daty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo-księgowych.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do osiągnięcia wyżej wymienionych celów, w tym realizacji umowy lub czynności poprzedzających zawarcie umowy. Podstawami prawnymi przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b) oraz f) RODO, tj. gdy: przetwarzanie jest niezbędne do realizacji umowy, której stroną jest podmiot danych lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy; przetwarzanie jest niezbędne dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora danych lub osoby trzeciej.

Administrator przetwarza również dane osobowe osób wyznaczonych do kontaktu, a także upoważnionych do reprezentowania strony umowy. Dane te mogą być przetwarzane w celach, o których mowa powyżej, w tym także w celu zawarcia i realizacji umowy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Do wyżej wymienionych celów możemy przetwarzać w szczególności takie dane jak: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, stanowisko, pełniona funkcja, dane wynikające z dokumentu pełnomocnictwa. Dane te są każdorazowo przekazywane przez Klienta.

Zgodnie z art. 21 RODO, jeśli proces przetwarzania danych osobowych oparty jest na przesłance prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Państwa dane osobowe mogą być przez nas przetwarzane w celach handlowo-marketingowych, obejmujących w szczególności kontakt w sprawach dotyczących naszych produktów i usług (takich jak: aktualna oferta, akcje promocyjne i nowości w ofercie), na podstawie wyrażonej zgody. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody.

W przypadku, kiedy podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO, podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji celów przetwarzania, o których mowa powyżej. Niepodanie danych osobowych może spowodować brak możliwości realizacji usług, w tym obowiązków ciążących na Administratorze. W pozostałym zakresie (w przypadku, kiedy podstawą prawną przetwarzania danych jest dobrowolnie udzielona zgoda) podanie danych osobowych jest dobrowolne.

  • Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępnić Państwa dane osobowe do uzasadnionych celów:

  1. podmiotom współpracującym, w przypadku, gdy udostępnienie jest niezbędne do prawidłowego działania podmiotu lub realizacji umowy,
  2. innym podmiotom w przypadku, kiedy zostaniemy do tego zobowiązani, na przykład zgodnie z obowiązującym nakazem sądowym lub przepisami prawa,
  3. dostawcom usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne nasze polecenie i są na podstawie umowy zobowiązani do ochrony powierzonych im danych.

Odbiorcami Państwa danych osobowych mogą być zatem takie podmioty jak: agencje reklamowe/marketingowe, podmioty świadczące usługi analizy rynku, podmioty przeprowadzające na zlecenie ankiety zadowolenia Klientów, dostawca serwera, podmioty świadczące usługi wsparcia technicznego dla oprogramowania, w którym przechowywane są dane osobowe, podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z nami w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, partnerzy dystrybucyjni naszych produktów i usług, podmioty odpowiedzialne za bezpieczne niszczenie dokumentów oraz nośników danych po ustaniu ich przydatności, podmioty zajmujące się windykacją należności, podmioty prowadzące działalność pocztową lub kurierską.

  • Okres przechowywania

Państwa dane osobowe zostaną usunięte, jeśli przechowywanie danych osobowych nie jest już konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane i w przypadku braku prawnych obowiązków w zakresie ich przechowywania (jak np. przepisy podatkowe) lub jeśli upłynęły okresy przedawnienia roszczeń z zawartych umów.

  • Nagrywanie rozmów telefonicznych

Jeśli prowadzimy rejestrację rozmów telefonicznych, jesteście Państwo o tym informowani. Rejestracja rozmów telefonicznych stosowana jest w celu podniesienia jakości i rzetelności obsługi Państwa spraw. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych za pomocą rejestrowania rozmów telefonicznych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią). Dane osobowe jakie przetwarzamy to te, które są zawarte w treści przeprowadzonej rozmowy telefonicznej np. imię, nazwisko, dane rejestrowe prowadzonej działalności, e-mail, telefon, barwa głosu. Zapisy z nagranych rozmów telefonicznych przechowywane są w zależności od wielkości zapisanych danych, w praktyce do ich nadpisania, jednak nie dłużej niż przez okres czasu niezbędny do zabezpieczenia roszczeń. Zapisy z nagranych rozmów telefonicznych mogą zostać udostępnione organom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów obowiązującego prawa lub podmiotom świadczącym na rzecz Administratora pomoc prawną.

  • Facebook

Komunikowanie się z INELO za pośrednictwem portalu Facebook bądź polubienie Fanpage’a wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych użytkowników w/wym portalu społecznościowego również przez Facebook Ireland z siedzibą w Dublinie. Właściciel portalu Facebook przetwarza dane jak odrębny administrator na własnych zasadach określonych we własnej polityce prywatności. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych z tytułu polubienia Fanpage’a bądź komunikowania się z Administratorem za pośrednictwem Facebook’a, jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora. Administrator realizuje w ten sposób swoje cele takie jak: promowanie marki poprzez umieszczanie informacji o aktualnych wydarzeniach czy promocjach, a także informowanie na bieżąco użytkowników o swojej aktywności, co pozwala na budowanie i utrzymanie społeczności związanej z Administratorem. Kryterium czasookresu przechowywania danych może wyznaczać: usunięcie przez autora zamieszczonych treści, zgłoszenie sprzeciwu wobec przetwarzania, czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi na zadane pytanie za pośrednictwem portalu. Facebook określa swoje kryteria przechowywania danych. Podanie danych w przypadku polubienia Fanpage’a lub komunikowanie się z Administratorem za pośrednictwem Facebook’a ma charakter dobrowolny. Jednocześnie niepodanie danych spowoduje brak możliwości przeglądania Fanpage’a, pozostawiania komentarzy lub wiadomości na Fanpage’u.

  • Przysługujące prawa na gruncie RODO

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo żądania:

  1. dostępu do treści swoich danych (osoba, której przetwarzanie dotyczy może dowiedzieć się jakie dane Administrator przetwarza, w jaki sposób i w jakim celu);
  2. sprostowania swoich danych (osoba, której przetwarzanie dotyczy może zażądać poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych brakujących);
  3. usunięcia swoich danych (jeśli zachodzi jedna z przesłanek wynikających z art. 17 ust. 1 RODO; przesłanki wyłączające możliwość spełnienia żądania usunięcia danych przewidziane są w art. 17 ust. 3 RODO);
  4. ograniczenia przetwarzania (osoba, której przetwarzanie dotyczy może złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania. W przypadku, kiedy wniosek będzie zasadny, Administrator może przetwarzać dane w zakresie przechowywania będąc jednocześnie w zgodzie z art. 18 ust. 2 RODO);
  5. prawo do przenoszenia danych (prawo możliwe do realizowania w momencie, kiedy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda osoby, której przetwarzanie dotyczy bądź realizacja umowy i przetwarzanie odbywa się w warunkach całkowitego automatyzowania);
  6. prawo wniesienia sprzeciwu (po otrzymaniu takiego żądania Administrator przestaje przetwarzać dane osobowe, co do których został wyrażony sprzeciw, o ile nie wykaże istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów wnioskodawcy, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami);
  7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Osoby, których przetwarzanie dotyczy mogą realizować w/wym prawa, składając wniosek za pośrednictwem danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych. Administrator bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od dnia wpłynięcia wniosku – udziela osobie, której dane dotyczą, informacji o działaniach podjętych w związku z realizacją ww. praw. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. W terminie miesiąca od otrzymania żądania Administrator informuje osobę, której dane dotyczą o takim przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia. Jeśli osoba, której dane dotyczą, przekazała swoje żądanie elektronicznie, w miarę możliwości informacje także są przekazywane elektronicznie, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda innej formy.

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna, że przetwarzanie Jej danych osobowych narusza przepisy prawa.

  • Zautomatyzowane podejmowanie decyzji/profilowanie

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób, który skutkowałby zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem. Oznacza to, że nie wykorzystujemy systemów informatycznych, które gromadziłyby informacje na temat Państwa i jednocześnie samodzielnie, automatycznie, podejmowałyby decyzje, które mogłyby wywołać wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływać.

  • Przekazywanie danych do państw trzecich

Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W przypadku doboru podmiotów przetwarzających Administrator dokonuje wnikliwej weryfikacji w zakresie transferu danych osobowych, a także w przedmiocie stosowania przez te podmioty właściwych zabezpieczeń. Niektóre z podmiotów przetwarzających zastrzegają, iż może dojść do przetwarzania danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. w kontekście przechowywania danych na serwerach zlokalizowanych w państwie trzecim). Niemniej jednak na transfer danych do państwa trzeciego możemy zezwolić gdy będziemy mieć do tego podstawy prawne, w tym odbiorcom, którzy znajdują się w kraju, który zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, lub w ramach innych procedur, które spełniają wymagania UE dotyczące przekazywania danych osobowych przetwarzającym dane poza EOG, w szczególności na podstawie standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską, o których mowa w art. 46 ust. 2 lit. c RODO.


Skontaktuj się z nami.

Wybierz sposób kontaktu najlepszy dla Ciebie.

    Biuro obsługi klienta

    (22) 113 40 60