Zarządzanie zleceniami, kontrola płatności, fakturowanie, monitorowanie przewozów – to tylko kilka przykładów czynności, których zautomatyzowanie a daje firmom transportowym wymierne korzyści. Wysoka konkurencja oraz liczne wymagania związane z aktualnymi i nadchodzącymi przepisami pakietu mobilności powodują, że używanie narzędzi do zarządzania transportem i spedycją jest obecnie konieczne, aby sprawnie funkcjonować w branży.
To właśnie stąd wynika tak duża popularność narzędzia, jakim jest Transport Management System. Jednym z najlepszych dostępnych na rynku programów tego typu jest fireTMS. Jakie są kluczowe funkcje systemu i jak wpływa on na zarządzanie transportem w przedsiębiorstwie? Sprawdź!
Czym jest program fireTMS?
fireTMS to webowy program do kompleksowego zarządzania transportem dla przewoźników i spedycji. W ramach jednego zintegrowanego systemu można planować, realizować i rozliczać zlecenia przewozowe.
fireTMS usprawnia i automayzuje codzienną pracę w małych, średnich oraz dużych firmach transportowych – zarówno tych, o zasięgu krajowym, jak i międzynarodowym. Korzystanie z zaawansowanych funkcji fireTMS przyczynia się do zmniejszenia błędów ludzkich i uporządkowania danych dotyczących transportu, pozwalając przedsiębiorstwom na sprawne przejście z dokumentacji papierowej na cyfrową.
Funkcje programu fireTMS do zarządzania transportem
Funkcjonalności systemu zostały przemyślane tak, aby kontrolować procesy w firmie, a także umożliwić efektywne zarządzanie transportem i usprawnienie codziennej pracy przewoźników, spedytorów, dyspozytorów oraz działu księgowego.
Funkcjonalności dla transportu:
- zlecenia transportowe,
- harmonogram pojazdów i kierowców
- rentowność zleceń,
- analiza kosztów floty,
- import kosztów z kart paliwowych,
- rozliczanie delegacji i kart drogowych,
- zarządzanie flotą pojazdów,
- integracja z terminalami dla kierowców,
- monitoring realizacji zleceń,
- analiza pustych kilometrów.
Funkcjonalności dla spedycji:
- zlecenia spedycyjne,
- prowizja spedytora,
- plan załadunków i rozładunków,
- wystawianie ładunków na portalu Trans.eu,
- przypomnienia o polisie OCP przewoźnika,
- przeładunki w magazynach i na trasie.
Funkcjonalności usprawniające komunikację:
- kontakt SMS z kierowcami,
- aplikacja mobilna dla kierowców fireTMS Driver,
- komunikacja e-mail z kontrahentami poprzez dedykowany CRM.
Funkcjonalności dla działu księgowości:
- fakturowanie,
- noty obciążeniowe,
- wezwania do zapłaty,
- automatyczna windykacja,
- kredyt kupiecki,
- integracja z systemami księgowymi,
- eksport przelewów do banków,
- przeterminowane płatności,
- pocztowa książka nadawcza,
- automatyczne kursy walut.
Funkcjonalności dla analizy i zarządzania:
- raportowanie,
- wiele oddziałów,
- zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
- giełda wewnątrzfirmowa,
- zarządzanie dostępem wg adresu IP,
- tagi – kategoryzacja i analiza danych.
Dodatkowe funkcje:
- mapy dla samochodów ciężarowych,
- import kontrahentów z platformy Trans.eu,
- import kontrahentów po numerach NIP/EU VAT,
- Przechowywanie dokumentów w chmurze,
- Integracja z dostawcami GPS.
Planowanie przewozów
Harmonogram pojazdów to funkcja, która ułatwia planowanie przewozów, a także kontrolowanie floty. Narzędziem, które także wspiera planowanie jest Kalendarium wydarzeń. Zawiera informacje o kwestiach formalnych, jak np. ubezpieczenia, serwis pojazdów, wymiana opon, szkolenia czy nieobecności kierowców. Dużym ułatwieniem są automatyczne przypomnienia o poszczególnych wydarzeniach.
W planowaniu przewozów istotnym wsparciem jest też funkcja Wolne pojazdy, przedstawiająca dane na temat dostępności poszczególnych pojazdów w określonym czasie. Dzięki temu spedytor może w prosty sposób odfiltrować pojazdy, które nie mają zaplanowanych ładunków na najbliższe dni i przypisać do nich ładunek
Zarządzanie zleceniami
fireTMS ułatwia zarządzanie na każdym etapie realizacji zlecenia: od przyjęcia zamówienia i monitoringu dostaw, aż do rozliczania i tworzenia końcowych raportów. Wszystkie dokumenty dotyczące zleceń są uporządkowane i znajdują się w jednym miejscu. Przydatną funkcją jest ocena kontrahenta, w której można blokować nieuczciwych klientów. Dużą zaletą jest integracja z GPS, która pozwala na śledzenie na mapie pojazdów firmowych. Z kolei dzięki aplikacji fireTMS Driver można szybko nawiązać kontakt z kierowcą i sprawdzać status zlecenia. Wygodnym rozwiązaniem są także Szablony ładunków, czyli funkcjonalność wykorzystywana w przypadku tworzenia cyklicznych zleceń.
Finanse i księgowość
System fireTMS usprawnia pracę księgowości. System automatycznie generuje szkic faktury po zakończeniu zlecenia oraz oferuje możliwość wysyłki faktury bezpośrednio na e-mail klienta. fireTMS zapewnia też automatyczną windykację i generowanie wezwań do zapłaty oraz not obciążeniowych. System jest zintegrowany z wybranymi programami księgowymi i Pocztą Polską, a dzięki szczegółowym raportom umożliwia zaawansowaną analizę kosztów floty.
Funkcje ułatwiające komunikację
Sprawna i dwukierunkowa komunikacja z kierowcą to jedna z kluczowych kwestii podczas realizacji zleceń transportowych. Z fireTMS wyślesz informacje o szczegółach zlecenia bezpośrednio do kierowcy – za pomocą szablonów SMS lub wspomnianej wcześniej aplikacji fireTMS Driver, w której kierowca może aktualizować status swojej pracy oraz przesyłać zdjęcia dokumentów.
Główne korzyści fireTMS w zarządzaniu transportem
Oprócz powyższych funkcjonalności, zarządzanie transportem za pomocą fireTMS niesie ze sobą szereg dodatkowych korzyści. Jedną z nich jest możliwość integracji programu z zewnętrznymi systemami poprzez API. Co szczególnie istotne – możliwość integracji obejmuje także wybrane programy księgowe oraz dostawców narzędzi telematycznych (np. GBox Assist). fireTMS umożliwia większą kontrolę nad procesami w firmie – zarówno związanymi z realizacją zleceń, jak i planowaniem, tworzeniem dokumentacji czy kontaktem ze zleceniodawcami.
Wszyscy użytkownicy fireTMS mają dostęp do bezpłatnej pomocy technicznej przez cały okres korzystania z programu.
Zarządzanie transportem dzięki aplikacji mobilnej fireTMS Dispo
fireTMS Dispo to aplikacja dedykowana specjalnie dla spedytorów i dyspozytorów, która pozwala na całodobowy dostęp do statusów przewozów i informacji o ładunkach.
W aplikacji znajdują się wszelkie szczegóły związane z realizowanymi zleceniami. Opcja monitorowania trasy oraz wygodny czat z kierowcą umożliwiają zachowanie kontroli nad przebiegiem transportu, a w razie potrzeby – szybkie reagowanie na sytuacje w trasie.
Cena fireTMS
fireTMS dostępny jest w 3 pakietach: Basic, Premium oraz Enterprise. Aby zapoznać się ze szczegółami poszczególnych planów, zapraszamy do kontaktu z naszym Biurem Obsługi Klienta.
