W transporcie liczy się każda minuta, a nawet niewielki szczegół może mieć duże znaczenie dla płynności działania firmy. Jedną z kwestii, na które warto zwrócić szczególną uwagę, jest właściwa organizacja danych do rozliczeń kierowców. Utrzymanie pełnej i poprawnej dokumentacji pozwala nie tylko na uniknięcie kosztownych kar ze strony organów kontrolnych, ale także umożliwia skuteczne zarządzanie czasem pracy kierowców, przyczyniając się do optymalizacji procesów logistycznych i wzrostu wydajności.
W tym artykule dowiesz się, jakie są najważniejsze dane do rozliczeń oraz jakie informacje należy zweryfikować, aby mieć pewność, że dokumentacja jest kompletna i zgodna z obowiązującymi przepisami. Przedstawimy praktyki, które pomagają Ci utrzymać dane w należytym porządku, zapewniając spokój podczas ewentualnych kontroli.
Dlaczego szybkie rozliczanie danych kierowców jest tak ważne?
Terminowa i zgodna z umową wypłata wynagrodzenia to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy względem pracownika. Zgodnie z Kodeksem pracy, obowiązek ten musi być realizowany nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni miesiąca, następującego po świadczeniu pracy przez zatrudnioną osobę.
Powyższe przepisy dotyczą wszystkich grup zawodowych, jednak ze względu na specyfikę branży TSL, w przypadku kierowców są one nieco bardziej skomplikowane – rozliczenia kierowców należy wykonywać po ustaleniu wszystkich zmiennych składników wynagrodzenia, które określa się na podstawie danych zapisanych na karcie kierowcy. Często zdarza się, że podczas wykonywania zleceń transportowych zaplanowane trasy mogą trwać nawet przez kilka tygodni, co może opóźnić pobranie niezbędnych danych. Należy jednak mieć na uwadze, że nieterminowa lub nieprawidłowa wypłata wynagrodzenia jest wystarczającym powodem do rozwiązania umowy o pracę z winy pracodawcy.
Jakie są konsekwencje błędów w rozliczeniach kierowców?
W kontekście błędów w rozliczeniach kierowców można mówić o zawyżonych lub zaniżonych wynagrodzeniach. W pierwszym przypadku pracownik nie ma obowiązku zwrotu nadpłaconej kwoty – zgodnie z polskimi przepisami, osoba zatrudniona nie musi weryfikować prawidłowości wypłaconej pensji. Pracodawca może zatem wystąpić z wnioskiem o zwrot, jednak aby błędnie naliczona wypłata została skorygowana, pracownik musi wyrazić na to dobrowolną i pisemną zgodę.
Inaczej przedstawia się natomiast kwestia zaniżonego wynagrodzenia kierowcy – taka sytuacja może być bezpośrednim powodem rozwiązania umowy z winy pracodawcy, oraz może skutkować koniecznością wypłacenia odsetek ustawowych. Zarówno polskie, jak i zagraniczne organy kontrolne są uprawnione do weryfikowania pensji kierowców zawodowych, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości mogą nakładać na przewoźnika stosowne sankcje.
Jakie dane są kluczowe przy rozliczaniu kierowców?
Dane do rozliczeń znajdują się na karcie kierowcy – dokument ten z dokładną datą i godziną zapisuje informacje o czasie pracy, aktywnościach oraz zdarzeniach, które miały miejsce podczas wykonywania zleceń. Przypominamy o obowiązku regularnego sczytywania karty – należy robić to przynajmniej raz na 28 dni.
Do prawidłowego rozliczenia kierowców działających w transporcie międzynarodowym konieczne jest uwzględnienie informacji o przekroczonych granicach poszczególnych krajów. Zgodnie z zasadami pakietu mobilności niezbędna jest właściwa identyfikacja rodzajów transportu, których dotyczą przepisy o zagranicznej płacy minimalnej – są to przewozy kabotażowe i przewozy typu cross-trade.
Jak usługa Tacho Zdalnie ułatwia szybki odczyt danych do rozliczeń?
Usługa Tacho Zdalnie oferuje zdalne i automatyczne pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dzięki temu klient zyskuje pełen wgląd w czas pracy, może korzystać z funkcjonalności ETA, czyli szacowanego czasu dojazdu do celu, a także spełnia ustawowe wymogi dotyczące częstotliwości pobierania danych z tachografów i kart.
Tacho Zdalnie automatyzuje rozliczenia kierowców oraz wpływa na ograniczenie liczby pustych przejazdów, które wynikają z konieczności ściągnięcia kierowcy do bazy w celu pobrania niezbędnych danych.
Oto korzyści, które Tacho Zdalnie może zapewnić Twojej firmie:
- automatyczny odczyt karty kierowcy po zalogowaniu do tachografu;
- zlecenia odczytów kart kierowców per kierowca – niezależnie od pojazdu;
- nielimitowana liczba odczytów z karty kierowcy i tachografu;
- odczyty karty kierowcy z drugiego slotu podczas jazdy w załodze;
- zlecenia odczytów tachografu;
- kontrola danych kierowców – monitoring stanu zaplanowanych odczytów;
- informacje o planowanej dacie kolejnego odczytu wraz z możliwością zlecenia dodatkowych (manualnych odczytów);
- automatyczne tworzenie harmonogramów odczytów z uwzględnieniem poboru danych na początku miesiąca;
- uproszczone przygotowanie danych do rozliczeń kierowców w OCRK i 4Trans.
W jaki sposób automatyzacja procesu wpływa na rozliczenia kierowców?
Wykorzystanie najnowszych technologii może istotnie usprawnić wiele procesów związanych z rozliczeniem kierowców. Dzięki zdalnemu odczytowi danych z karty firma może szybko pozyskać wszystkie niezbędne dane do rozliczeń kierowców przed upływem ustawowego terminu.
Dobrym przykładem nowoczesnych rozwiązań wspomagających rozliczanie i zarządzanie czasem pracy kierowców, są systemy TMS, które dostarczają informacji, potrzebnych do ustalenia wysokości wynagrodzenia w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej.
Automatyczną analizę danych do rozliczeń czasu pracy kierowcy zapewnia narzędzie udostępnione w ramach abonamentu 4Trans Pro – AKD Wsparcie. Funkcjonalność pozwala między innymi na kontrolę terminowości odczytów oraz weryfikację braków danych i wszelkich błędów, które należy skorygować, aby prawidłowo przeprowadzić rozliczenia kierowców. Jeśli chcesz skorzystać z możliwości AKD Wsparcie w swojej firmie, zapraszamy do kontaktu z naszym Biurem Obsługi Klienta.
Jakie są sprawdzone metody kontroli i weryfikacji danych kierowców?
Aby mieć pewność co do poprawności danych do rozliczeń kierowców, warto zwrócić uwagę na najczęstsze nieprawidłowości:
- braki w komplecie danych pobranych z karty/wykresówek/tachografu;
- luki w kilometrach (w przypadku wykresówek);
- braki w odcinkach zagranicznych i załadunkach/rozładunkach;
- błędne wybory selektora;
- logowania zarejestrowane podczas odpoczynku;
- nakładające się aktywności kierowcy;
- jazda bez karty.
Jakie praktyki pomagają w utrzymaniu danych w porządku i gotowych do rozliczeń kierowcy?
Zarządzanie czasem pracy kierowców nie musi być trudne – przede wszystkim konieczne jest zachowanie systematyczności w pobieraniu danych do rozliczeń kierowców i odpowiedniej staranności w ich weryfikacji. Dużym ułatwieniem są rozwiązania technologiczne, które mogą realizować część obowiązków bez angażowania pracownika. Jednym z takich narzędzi jest zaawansowana telematyka, która pozwala na zdalne pobieranie danych oraz weryfikację terminów i częstotliwości ich pobierania. Dzięki temu użytkownicy mogą odpowiednio wcześnie wychwycić ewentualne nieprawidłowości i podjąć dalsze działania.
Dobrym przykładem takiego rozwiązania jest wspomniana wcześniej funkcja Tacho Zdalnie 2.0, w którą wyposażona jest telematyka GBox. Dodatkowo urządzenie w czasie rzeczywistym przekazuje zaawansowane dane o czasie pracy kierowcy oraz monitoruje stan paliwa (tankowania, zużycie w trasie, średnie spalanie) i parametry pojazdów (postoje, prędkość jazdy, postęp w realizacji zlecenia).
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej szczegółów na temat naszej telematyki GBox i Tacho Zdalnie 2.0 wypełnij poniższy formularz a nasz doradca skontaktuje się z Tobą.
