Czy kontrola ZUS w firmie transportowej to powód do niepokoju? Dla wielu przedsiębiorców – zdecydowanie tak. Zwłaszcza gdy w grę wchodzą diety wirtualne, których prawidłowe rozliczenie wciąż budzi sporo pytań i wątpliwości. Przy rozbudowanym systemie przepisów dotyczących delegacji pracowniczych nietrudno o błędy, które mogą skutkować dotkliwymi konsekwencjami.
Właśnie dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie ten artykuł. Pokażemy, jak podejść do rozliczenia diet, jak przygotować się na ewentualną kontrolę ZUS, co uwzględnić w dokumentacji i na co zwrócić szczególną uwagę. Zapraszamy do lektury!
Na czym polegają kontrole ZUS dotyczące diet wirtualnych?
Kontrole ZUS przeprowadzane są w oparciu o przepisy zawarte w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Podczas kontroli pracownicy ZUS weryfikują poprawność naliczenia kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek ubezpieczeń społecznych. W przypadku kierowców międzynarodowych sprawa jest nieco bardziej złożona – ich wynagrodzenie brutto jest pomniejszane o tzw. diety wirtualne, zgodnie z przepisami ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym. Dzięki temu obliczana jest właściwa kwota, od której naliczane są składki. W praktyce kontrole ZUS w pierwszej kolejności skoncentrowane są na sprawdzeniu, czy deklarowana podstawa wymiaru składek oraz kwota pomniejszenia wartości brutto wynagrodzenia są poprawne.
Jakie ryzyko niosą ze sobą diety wirtualne podczas kontroli ZUS?
Nieprawidłowe wyliczenie diet wirtualnych może prowadzić do zaniżenia podstawy składek na ubezpieczenia społeczne, a co za tym idzie – do obniżenia wysokości samych składek. Jeśli ZUS podczas kontroli wykryje tego typu nieprawidłowości, przedsiębiorca może zostać zobowiązany do dokonania dopłaty wraz z odsetkami, a także do skorygowania podstawy wymiaru składek na przyszłość.
To standardowe działanie ZUS – instytucja ta ma prawo zażądać korekty, jeśli stwierdzi, że zadeklarowana podstawa nie odzwierciedla rzeczywistego wynagrodzenia. Warto też pamiętać, że zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, roszczenia z tytułu składek przedawniają się po 5 latach, licząc od dnia, w którym powinny zostać opłacone.
Oznacza to, że ZUS w przypadku kontroli może sięgnąć do danych z ostatnich 5 lat – a wobec tego ewentualne odsetki mogą stanowić znaczące obciążenie dla przedsiębiorcy, nie wspominając o wartości wyrównania.
Jak ZUS weryfikuje zasadność wypłaty diet wirtualnych?
Obecnie nie ma wątpliwości, że pracownicy ZUS są dobrze przygotowani zarówno merytorycznie, jak i technicznie do weryfikacji wysokości naliczonych diet wirtualnych – dysponują odpowiednimi narzędziami i systemami, które pozwalają im szczegółowo analizować dane przekazywane przez firmy transportowe.
Warto jednak podkreślić, że ZUS nie ogranicza się wyłącznie do sprawdzania diet wirtualnych. Częstym elementem kontroli jest również weryfikacja, czy została naliczona tzw. płaca sektorowa oraz, czy była ona prawidłowo uwzględniona w dochodzie pracownika.
Najczęściej stosowaną metodą kontroli jest porównanie zadeklarowanej wysokości diet wirtualnych z informacjami zapisanymi na cyfrowej karcie kierowcy. Jeśli ZUS stwierdzi, że pracownik nie przebywał za granicą w takim zakresie, jak wynika to z wykonanych przez firmę rozliczeń – czyli na przykład w sytuacji, gdy naliczone wirtualne diety są zawyżone – zostanie wydana decyzja o konieczności dopłaty należnych składek. Ponadto jeśli zachodzi podejrzenie, że w naliczanych wynagrodzeniach znajdują się błędy, ZUS może przekazać sprawę do urzędu skarbowego, aby ten zbadał poprawność wykazanych zaliczek na podatek dochodowy. Nieprawidłowości mogą zatem skutkować nie tylko koniecznością korekty składek, ale także kontrolą podatkową w firmie.
Jak przygotować firmę na kontrolę ZUS w zakresie diet wirtualnych?
Przygotowanie firmy na ewentualną kontrolę ZUS warto oprzeć przede wszystkim na rzetelnym i systematycznym naliczaniu wszystkich składników wynagrodzenia kierowcy, a także na prawidłowym ustaleniu wartości diet wirtualnych, które pomniejszają podstawę składek.
Pierwszym krokiem, jaki powinien wykonać płatnik, jest ustalenie przychodu kierowcy za dany miesiąc – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy uwzględnić łączny przychód uzyskany zarówno z tytułu pracy w Polsce, jak i za granicą. W ustalaniu przychodu bierze się pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek – od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca, niezależnie od tego, za jaki okres przysługują (np. wynagrodzenie za urlop).
Wirtualne diety nalicza się za każdy dzień pobytu kierowcy poza granicami kraju, a więc nie tylko za dni pracy, ale również dni wolne, pod warunkiem że kierowca pozostawał w tym czasie w gotowości do pracy – na przykład czekając na podjęcie kolejnego zlecenia transportowego następnego dnia.
Jako dni pobytu nie zalicza się natomiast:
- urlopu wypoczynkowego (mimo że wynagrodzenie urlopowe stanowi podstawę wymiaru składek),
- okresu objętego zwolnieniem chorobowym,
- okresów urlopu bezpłatnego.
W przypadku naliczania diet wirtualnych na podstawie danych pochodzących z cyfrowych kart kierowców ważne jest, aby kierowcy byli odpowiednio przeszkoleni – muszą wiedzieć, jak prawidłowo oznaczać moment przekroczenia granicy. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieprawidłowego wyliczenia podstawy składek i problemów podczas kontroli.
Należy również pamiętać, że diety wirtualne są naliczane niezależnie od wyrównania do płac zagranicznych, i dotyczą również kierowców wykonujących transport bilateralny.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców?
Jednym z najczęstszych problemów są rozbieżności między danymi z karty kierowcy a systemem GPS. Takie niezgodności często wynikają z błędnego oznaczenia przekroczenia granicy przez kierowcę, co bezpośrednio wpływa na nieprawidłowe wyliczenia.
Aby poprawnie naliczyć diety wirtualne, niezbędne jest zebranie pełnych danych cyfrowych z karty kierowcy za cały okres, który obejmuje rozliczenie. Korzystanie z niepełnych danych prowadzi do nierzetelnych wyliczeń, które mogą zostać zakwestionowane podczas kontroli. W praktyce wiele firm korzysta z programów usprawniających wyliczanie diet – kluczowe jest jednak, aby były to narzędzia sprawdzone i zgodne z aktualnymi przepisami. Tylko wówczas można mieć pewność, że obliczenia będą spełniać wymagania ZUS.
Inne błędy, które mogą zostać ujawnione podczas kontroli, to między innymi:
- naliczanie delegacji krajowej na odcinku krajowym podczas wykonywania przewozu międzynarodowego,
- ustalanie podstawy składek bez uwzględnienia okresów urlopu lub choroby,
- wypłacanie części wynagrodzenia w szarej strefie, poza oficjalną listą płac, bez odprowadzania należnych składek.
Każdy z tych błędów niesie za sobą poważne konsekwencje finansowe i prawne, dlatego istotne jest, aby cały proces rozliczania był dobrze uporządkowany, oparty na rzetelnych danych i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Najczęściej zadawane pytania: Kontrole ZUS – diety wirtualne
Czy ZUS może zakwestionować diety wirtualne przy braku podróży służbowej?
Stosowanie diet wirtualnych jest dziś nie tylko powszechną praktyką w branży, ale przede wszystkim – działaniem wynikającym wprost z przepisów prawa. Nie jest to kwestia dowolnej interpretacji, ani temat budzący wątpliwości podczas kontroli ZUS. Problemy pojawiają się natomiast w sytuacjach, gdy prawo jest stosowane nierzetelnie lub nieprawidłowo. Orzeczenia sądów wydawane w odniesieniu do kwestionowania podstawy wymiaru składek ZUS potwierdzają zasadność działania ZUS-u wobec zawartych umów o pracę.
Jakie dokumenty sprawdza ZUS przy kontrolach diet wirtualnych?
W przypadku kontroli ZUS nie istnieje ściśle określony ani zamknięty katalog dokumentów, które przedsiębiorca musi przedstawić. Zakres wymaganej dokumentacji może się różnić w zależności od charakteru działalności firmy i ustaleń kontrolerów.
Są jednak dokumenty, których okazania ZUS najczęściej oczekuje od przedsiębiorcy. Należą do nich między innymi:
- pliki w formacie DDD (pobrane z kart kierowców oraz tachografów)
- listy płac, przelewy wynagrodzenia, potwierdzenia wypłat
- rozliczenia czasu pracy (w tym raporty naliczenia diet wirtualnych i naliczenia płacy sektorowej)
- ewidencje kierowców
- raporty lokalizacji
Kontrole ZUS mogą uwzględniać również (w ramach prowadzonego postępowania) rozmowy z aktualnymi oraz byłymi pracownikami firmy. W wyjątkowych przypadkach sprawdzane są także dokumenty przewozowe.
Jak często ZUS kontroluje rozliczenia diet wirtualnych w małych firmach?
ZUS ma prawo dochodzić należnych składek do 5 lat wstecz, licząc od dnia, w którym stały się one wymagalne. Z tego względu okres przedawnienia często stanowi punkt odniesienia przy planowaniu zakresu kontroli.
Warto jednak pamiętać, że kontrola może zostać wszczęta także z innych powodów. Jednym z nich jest analiza danych, które już znajdują się w systemie ZUS. Ponadto ZUS może reagować na zgłoszenia i skargi – nie tylko ze strony samych kierowców, ale na przykład ich byłych współmałżonków w sytuacjach związanych z zaległościami alimentacyjnymi. W takich przypadkach każda rozbieżność w danych dotyczących wynagrodzenia i składek może być podstawą do przeprowadzenia kontroli.
