Masz wrażenie, że czasem ciężko nadążyć za terminami, a planowanie pracy kierowców staje się coraz bardziej skomplikowane? Nic dziwnego – to wyzwania, przed którymi stoi zdecydowana większość właścicieli firm transportowych. Na szczęście istnieją narzędzia, które ułatwiają wypełnianie tego typu obowiązków – jednym z nich jest system TMS.
W tym artykule opiszemy, jak wygląda zarządzanie flotą oraz zarządzanie terminami w TMS, a także przyjrzymy się, w jaki sposób działa integracja tych narzędzi z systemami GPS, dzięki której możliwe jest przyspieszenie pracy i ograniczenie ilości danych wprowadzanych ręcznie przez pracowników. Oprócz tego omówimy, jak systemy TMS pomagają firmom działać zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi czasu pracy kierowcy. Zapraszamy!
Jakie są podstawy zarządzania czasem w transporcie z użyciem TMS?
Ponieważ nieuwzględnianie kluczowych terminów może zatrzymać realizację przewozu i narazić przewoźnika na potencjalne kary lub utratę klienta, systemy TMS dla transportu proponują różnorodne funkcje, które istotnie usprawniają procesy logistyczne oraz pozwalają unikać tego typu sytuacji.
Zarządzanie terminami w TMS odbywa się na podstawie kartotek kierowców i pojazdów, w których możemy uwzględniać między innymi takie terminy, jak:
Dla kierowcy:
- data ważności prawa jazdy,
- data ważności karty kierowcy,
- data ważności zezwolenia na pracę;
- data ważności uprawnień ADR.
Do zarządzania flotą:
- termin przeglądu technicznego,
- koniec ubezpieczenia,
- data ważności gaśnic w pojeździe,
- termin kalibracji tachografu,
- przeglądy/serwisy związane z określonym interwałem przebiegu.
Użytkownik ma możliwość ustawienia przypomnienia, które może otrzymać na przykład w formie wiadomości e-mail lub jako bezpośredni alert generowany przez system TMS. Co więcej, data przypomnienia jest konfigurowalna. Można je ustawić na przykład na 2 tygodnie przed terminem granicznym. Takie rozwiązanie umożliwia odpowiednie zaplanowanie pracy dla kierowcy lub pojazdu, na przykład w celu sprawnego zorganizowania wizyty związanej z przeglądem technicznym.
Jakie są strategie optymalizacji terminów za pomocą systemu TMS?
Odpowiednie planowanie pracy kierowców i zarządzanie flotą to kluczowe czynniki wpływające na rentowność przewozów. Systemy TMS oferują szereg funkcji, które wspierają te procesy. Oto kilka przykładów:
- podgląd dostępnego czasu jazdy – dzięki integracji z telematyką, system TMS umożliwia monitorowanie pozostałego czasu jazdy kierowcy. Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla spedytorów, ponieważ ułatwia bieżącą kontrolę i optymalne zarządzanie pracą,
- ETA (szacowany czas przybycia) – zarządzanie terminami w TMS wspiera obliczanie szacowanego czasu przybycia pojazdu do celu oraz przewidywanego czasu realizacji zlecenia. Alerty o potencjalnych opóźnieniach pozwalają na szybką reakcję, tak by pojazd przybył do punktu docelowego we właściwym czasie,
- planowanie pracy kierowców – dzięki wbudowanym harmonogramom w systemach TMS możliwe jest oznaczenie różnych systemów pracy, na przykład 2/1 lub 2/2. Ułatwia to planowanie i organizację obsady pojazdów – również w długoterminowej perspektywie,
- urlopy i dni wolne – podobnie jak w przypadku systemów pracy, oznaczenie urlopu na harmonogramie umożliwia spedytorowi zaplanowanie niezbędnych działań, związanych z planowaniem pracy kierowcy. Na przykład jeśli dany kierowca musi zjechać do Polski w najbliższym tygodniu, system pozwala w łatwy sposób wybrać jego zastępstwo;
Jednym z najważniejszych momentów w kontekście strategii zarządzania terminami w TMS jest etap wdrożenia systemu – to właśnie wtedy wprowadzane są dane pojazdów i kierowców oraz poszczególne terminy.
Praktyka pokazuje, że wiele firm, które nie wdrożyły jeszcze narzędzi TMS, korzysta z bardziej czasochłonnych form zarządzania terminami – na przykład z arkuszy kalkulacyjnych w programie Excel lub kalendarzy do monitorowania terminów. Dużym ułatwieniem jest fakt, że dane z takich źródeł można łatwo odwzorować w systemie TMS oraz wzbogacić o liczne automatyzacje i cyfryzację.
Istotne jest regularne aktualizowanie tych danych w systemie – na przykład po kalibracji tachografu lub odnowieniu karty kierowcy, co pozwoli uniknąć potencjalnych kar i problemów związanych z nieaktualnymi informacjami.
Jak wygląda integracja TMS z GPS i innymi systemami monitorowania floty?
System TMS wykorzystuje integrację API, co pozwala na pobieranie różnorodnych informacji, takich jak:
- aktualna pozycja i przebieg pojazdu.
- informacje na temat zużycia paliwa,
- status realizacji zlecenia – dzięki zaawansowanej telematyce GBox Assist,
- skany dokumentów CMR z pojazdu,
- dane dotyczące dostępnego czasu jazdy kierowcy,
- raporty tankowań i kosztów gotówkowych.
Powyższe dane mogą być automatycznie wypełniane w wielu polach w zależności od konfiguracji i wersji systemu TMS, co eliminuje konieczność ich ręcznego wprowadzania. Dobrym przykładem jest elektroniczna karta drogowa, która może automatycznie pobierać stany liczników z załadunków i rozładunków oraz obliczać kilometry – zarówno puste, jak i ładowne. Taki zestaw danych pozwala na sprawne zarządzanie flotą i planowanie pracy kierowców.
Jak TMS wspiera przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, za pomocą integracji z telematyką, TMS może automatycznie uzyskiwać bieżące informacje o pozostałym czasie jazdy kierowcy. Taka możliwość, wraz z algorytmami ETA, pozwala spedytorowi na efektywne planowanie pracy kierowców i wykorzystanie floty, z uwzględnieniem realnych możliwości wykonania zadań.
W praktyce umożliwia to na przykład realizowanie zakładanego miesięcznego przebiegu pojazdu lub wykonanie określonej liczby zleceń. Dbałość o odpowiednie zarządzanie terminami przekłada się z kolei na większe zadowolenie klientów oraz minimalizację liczby reklamacji i kar.
Jakie są przykłady zastosowania TMS w zarządzaniu terminami?
Dobrym przykładem są terminy, które trzeba brać pod uwagę podczas planowania pracy kierowców. W systemie zarejestrowane są daty ważności prawa jazdy, karty kierowcy, czy ADR. Ustawienie przypomnienia na miesiąc przed upływem terminu ważności tych dokumentów umożliwia wcześniejsze poinformowanie pracownika o konieczności odnowienia uprawnień. Pominięcie odnowienia któregokolwiek z wymaganych dokumentów mogłoby uniemożliwić kierowcy wyjazd w trasę lub podjęcie ładunku zawierającego materiały ADR, co dla firmy wiązałoby się z utraconymi możliwościami zarobkowymi lub opóźnieniami w dostawach. Zarządzanie terminami w TMS znacząco ułatwia kontrolę i planowanie tego typu działań.
