W wielu branżach nieodłączną częścią pracy są wyjazdy służbowe, a zagadnienia, takie jak rozliczanie delegacji często stanowią wyzwanie dla pracodawców – istnieje kilka kluczowych aspektów prawnych, które trzeba wziąć pod uwagę, aby prawidłowo rozliczać delegacje krajowe.
Dokładne zapoznanie się z obowiązującym prawem jest ważne także z punktu widzenia branży TSL, w ostatnich latach przechodzącej liczne zmiany w związku z sukcesywnym implementowaniem przepisów pakietu mobilności. Zmiany te wpłynęły również na kwestię rozliczania delegacji. Ile wynosi dieta w delegacji krajowej w 2024 roku? Poznaj odpowiedzi na najważniejsze pytania i uniknij błędów!
Wprowadzenie do diet krajowych w delegacjach służbowych
Wspomniane zmiany, które wprowadził pakiet mobilności, dotyczą transportu międzynarodowego – zgodnie z obowiązującymi przepisami, kierowcy międzynarodowi nie przebywają w podróży służbowej, a zatem nie przysługuje im dieta za delegację oraz ryczałty.
W odróżnieniu od transportu międzynarodowego, w przewozach krajowych nadal należy rozliczać należności z tytułu delegacji służbowych. Stosowne definicje w tym zakresie znajdziemy w Ustawie o czasie pracy kierowców, zgodnie z którą za podróż służbową możemy uznać:
- „każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
- przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
- wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego”.
Diety w delegacji krajowej przysługują kierowcy, który przebywa w podróży służbowej przez minimum 8 godzin.
Zasady rozliczania diety krajowej oraz aktualne stawki znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Warto przypomnieć, że naliczanie diet krajowych i ryczałtów za nocleg pozwala firmom transportowym na wypłacanie części wynagrodzenia bez konieczności naliczania dodatkowych składek ZUS i podatku.
Ile wynosi dieta krajowa w delegacji w 2024 roku?
W ostatnich latach miały miejsce dwie podwyżki diet krajowych. Po prawie dekadzie, w której stawka wynosiła 30 zł za każdy dzień podróży służbowej, 28 lipca 2022 roku wzrosła do 38 zł, a następnie – 1 stycznia 2023 roku dieta w delegacji krajowej została podniesiona do poziomu 45 zł. Stawka ta obowiązuje do dziś.
Zmiana wysokości diety to nie wszystko – nastąpił także wzrost innych świadczeń, które mają istotny wpływ na rozliczanie delegacji krajowych w 2024 roku: ryczałtów za nocleg, ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej oraz kosztów noclegu:
- ryczałt za nocleg wynosi 150% diety krajowej, a zatem aktualnie jest to kwota 67,50 zł,
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu komunikacją miejską to 20% diety krajowej, czyli obecnie 9 zł,
- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety krajowej, a więc nie może być wyższy niż 900 zł za jedną dobę hotelową.
Jak obliczyć dietę krajową w delegacji służbowej?
Czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę podczas obliczania diety w delegacji krajowej, jest czas trwania podróży:
- jeśli podróż trwała mniej niż dobę, ale więcej niż 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości, pomiędzy 8 a 12 godzin – 50% wysokości diety, natomiast poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje;
- w analogiczny sposób wygląda rozliczanie każdej niepełnej, ale rozpoczętej doby – jeśli czas podróży wyniósł do 8 godzin, należy wypłacić 50% diety, z kolei w sytuacji kiedy delegacja służbowa przekroczyła 8 godzin, przysługuje kolejna pełna dieta. W przypadku podróży trwającej ponad dobę wypłacamy pełne diety za każdy dzień delegacji krajowej oraz częściowe diety zgodnie ze wskazanymi zasadami;
- każda pełna doba podróży jest równoznaczna z obowiązkiem wypłacenia 100% wysokości diety krajowej.
Wyjątki i specjalne przepisy dotyczące diet krajowych
Przywołane wcześniej Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku zawiera kilka wyjątków od obowiązujących przepisów:
- dieta krajowa nie przysługuje pracownikowi delegowanemu do miejsca swojego stałego lub tymczasowego zamieszkania,
- istnieje możliwość zwrotu kosztów noclegu w wysokości wyższej niż standardowa, jednak wymaga to uzgodnienia z pracodawcą. Należy wówczas pamiętać o podatku i składkach ZUS od powstałej nadwyżki,
- określono zasady zwrotu kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej na wniosek pracownika – w formie ryczałtu lub pokrycia udokumentowanych kosztów,
- dieta krajowa nie przysługuje pracownikowi, któremu zapewniono wyżywienie.
Porady dotyczące rozliczania delegacji służbowych
Aby uniknąć błędów i prawidłowo rozliczać delegacje krajowe w 2024 roku, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Kluczowym aspektem pozostaje zakres przysługujących należności, czyli uwzględnienie dokładnej daty i godziny wyjazdu oraz powrotu z podróży służbowej. Niezbędne jest zachowanie odpowiednich terminów – przepisy stanowią, że pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży.
Aby uprościć i przyspieszyć rozliczanie delegacji krajowej, warto skorzystać z automatyzacji, jaką dają systemy GPS i tachografy. Należy także pamiętać o zachowaniu odpowiedniej dokumentacji związanej z podróżą służbową – są to na przykład otrzymane rachunki i faktury. Jeśli przedstawienie stosownych dokumentów nie jest możliwe, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o poniesionych wydatkach.
Najczęstsze pytania dotyczące diet krajowych
Jakie są najczęstsze wątpliwości związane z rozliczaniem delegacji w 2024 roku? Oto kilka najpopularniejszych pytań:
Czy stawki diet krajowych w 2024 roku są inne niż w rok temu?
Nie, diety za delegacje krajowe w 2024 roku wynoszą tyle, ile rok temu – zgodnie z rozporządzeniem od 1 stycznia 2023 roku ich wysokość to 45 złotych za dobę podróży.
Jakie koszty pokrywane są przez dietę krajową?
Dieta krajowa wypłacana jest celem pokrycia kosztów żywności podczas delegacji. Kwota diety krajowej uwzględnia wydatki na posiłki, zarówno podczas pobytu w miejscu docelowym, jak i w czasie podróży. Oprócz samej diety pracownik będący w delegacji krajowej ma prawo do wspomnianych wcześniej ryczałtów za nocleg oraz zwrotu kosztów dojazdu.
Jaka jest wysokość ryczałtu za nocleg?
Ryczałt za nocleg to jeden z ważnych elementów rozliczania delegacji krajowej. Kwota ryczałtu w 2024 roku wynosi 67,50 zł.
Czy diety i ryczałty są wolne od podatku i ZUSu?
Diety krajowe oraz ryczałty za nocleg w podróży służbowej są zwolnione od podatku dochodowego, oraz nie podlegają składkom ZUS.
Ile wynosi dieta krajowa 1 dniowa?
Dieta za delegację krajową trwająca jeden dzień wynosi:
- 45 zł (pełna dieta) – jeżeli podróż służbowa trwa powyżej 12 godzin;
- 22,50 zł (50% diety krajowej) – jeżeli podróż służbowa trwała pomiędzy 8 a 12 godzin.
Ile wynosi dieta krajowa 2 dniowa?
Wysokość diety krajowej za dwa dni delegacji wynosi:
- 90 zł (dwie pełne diety) – jeśli podróż służbowa podczas drugiej doby delegacji trwała powyżej 8 godzin;
- 67,50 (pełna dieta + 50% diety) – jeśli podróż służbowa podczas drugiej doby delegacji trwała poniżej 8 godzin.
Ile wynosi dieta krajowa 3 dniowa?
Wysokość diety krajowej za trzy dni delegacji wynosi:
- 135 zł (trzy pełne diety) – jeśli podróż służbowa podczas trzeciej doby delegacji trwała powyżej 8 godzin;
- 112,50 zł (dwie pełne diety + 50% diety) – jeśli podróż służbowa podczas trzeciej doby delegacji trwała poniżej 8 godzin.
Ile wynosi dieta krajowa 4 dniowa?
Dla delegacji krajowej, która trwa cztery dni, należne diety wynoszą:
- 180 zł (cztery pełne diety) – jeśli podróż służbowa podczas czwartej doby delegacji trwała powyżej 8 godzin;
- 157,50 zł (trzy pełne diety + 50% diety) – jeśli podróż służbowa podczas czwartej doby delegacji trwała poniżej 8 godzin.
Ile wynosi dieta krajowa 5 dniowa?
Wysokość diety krajowej za pięć dni delegacji:
- 225 zł (pięć pełnych diet) – jeśli podróż służbowa podczas piątej doby delegacji trwała powyżej 8 godzin;
- 202,50 zł (cztery pełne diety + 50% diety) – jeśli podróż służbowa podczas piątej doby delegacji trwała poniżej 8 godzin.
Ile wynosi dieta krajowa 6 dniowa?
Dieta wypłacana z tytułu delegacji krajowej trwającej sześć dni wynosi:
- 270 zł (sześć pełnych diet) – jeśli podróż służbowa podczas szóstej doby delegacji trwała powyżej 8 godzin;
- 247,50 zł (pięć pełnych diet + 50% diety) – jeśli podróż służbowa podczas szóstej doby delegacji trwała poniżej 8 godzin.
Ile wynosi dieta krajowa 7 dniowa?
W sytuacji, gdy delegacja krajowa obejmuje cały tydzień, wysokość diet wynosi:
- 315 zł (siedem pełnych diet) – jeśli podróż służbowa podczas siódmej doby delegacji trwała powyżej 8 godzin;
- 292,50 zł (sześć pełnych diet + 50% diety) – jeśli podróż służbowa podczas siódmej doby delegacji trwała poniżej 8 godzin.
Jak liczyć posiłki w diecie służbowej?
Jeśli pracownikowi podczas delegacji krajowej zostało zapewnione wyżywienie, dietę należy pomniejszyć procentowo:
- śniadanie: -25%;
- obiad: – 50%;
- kolacja: – 25%.
