Urlopówka to zaświadczenie dokumentujące aktywności podczas okresów, w których kierowca nie prowadzi pojazdu. Wokół aktualnych przepisów powstało wiele wątpliwości interpretacyjnych. Czego dotyczą?
Chodzi między innymi o kwestię wpisów manualnych do tachografu – czy mogą zastąpić urlopówkę dla kierowcy? Jakie informacje powinny znaleźć się w zaświadczeniu? Kiedy kierowca musi posiadać ten dokument? Jak postępować podczas zatrudniania nowego kierowcy oraz w sytuacji, gdy jest on na zwolnieniu chorobowym?
Odpowiedzi na te oraz inne pytania poznasz poniżej. Sprawdź!
Urlopówka kierowcy – definicja
Urlopówka jest zaświadczeniem, które kierowca zawodowy musi posiadać w przypadku braku zarejestrowanej aktywności na karcie kierowcy i wykresówkach.
Z treści Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. wynikają liczne obowiązki dla przedsiębiorstw transportowych. Przewoźnicy są odpowiedzialni za zapewnienie, by ich kierowcy byli właściwie wyszkoleni i poinstruowani w zakresie prawidłowego działania tachografów (zarówno cyfrowych, jak i analogowych), są również zobowiązani do przeprowadzania regularnych kontroli, aby zapewnić właściwe użytkowanie tachografów przez kierowców.
Nie mogą również udzielać żadnych bezpośrednich ani pośrednich zachęt, które mogłyby skłaniać do nieprzepisowego korzystania z urządzeń.
W interesie przewoźnika leży zatem, aby jego pracownicy rzetelne oznaczali swoje aktywności – także wtedy, gdy karta znajduje się poza tachografem.
Jak wiadomo, karta kierowcy zapisuje dane z ostatnich 28 dni i powinna zostać w tym okresie sczytywana przynajmniej jeden raz. Warto podkreślić, że należy zachować całkowitą ciągłość zapisu informacji o aktywnościach kierowcy – cały 28-dniowy okres musi zostać udokumentowany, niezależnie od wykonywanych w tym czasie czynności.
Jeśli z jakichkolwiek przyczyn na karcie brakuje ciągłości zapisu, aktywność można udokumentować za pomocą urlopówki. Musi ona zawierać własnoręczny podpis kierowcy oraz osoby wystawiającej – są to jedyne wymagane i jednocześnie jedyne dopuszczalne zapisy odręczne na tym dokumencie.
Liczne wątpliwości w kwestii wymogu stosowania urlopówek dla kierowcy pojawiły się w związku z wprowadzoną przez pakiet mobilności zmianą zasad dotyczących wykonywania wpisów manualnych. Zmiany te zostały określone w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1054 z dnia 15 lipca 2020 r., które modyfikuje m.in. Rozporządzenie 165/2014, w szczególności artykuł 34, dodając nowe oznaczenie dla symbolu „łóżeczka” w przypadku:
- urlopu wypoczynkowego;
- zwolnienia lekarskiego;
do uprzednio obowiązujących:
- przerwy;
- odpoczynku.
Dodanie urlopu wypoczynkowego i zwolnienia lekarskiego do listy czynności spowodowało dość popularną, jednak błędną interpretację, że wpisy manualne mogą zastąpić urlopówki dla kierowców – w świetle obowiązujących przepisów nie ma takiej możliwości.
Jakie są obowiązki pracodawcy w związku z urlopówką kierowcy w 2024 roku?
Pracodawca ma obowiązek wystawienia urlopówki dla kierowcy, gdy jest to wymagane przepisami, jest także zobowiązany do przechowywania dokumentacji i udostępniania jej na żądanie uprawnionych organów kontrolnych. Brak odpowiednich dokumentów może skutkować nałożeniem kar finansowych.
Urlopówka kierowcy musi być spójna z ewidencją czasu pracy – przewoźnik powinien dbać, aby wszystkie zapisy dotyczące nieobecności kierowcy były zgodne ze stanem faktycznym. Przypominamy również o obowiązku wystawienia wykresówki dla nowo zatrudnionego pracownika – szczegóły poniżej.
Urlopówka kierowcy w 2024 roku a odpoczynek dzienny i tygodniowy
Czy urlopówka dla kierowcy jest potrzebna w przypadku odpoczynku dziennego lub weekendowego? Nie – odpoczynek w kabinie pojazdu powinien zostać zarejestrowany na karcie kierowcy/wykresówce w sposób automatyczny. Podczas kontroli niezbędny będzie zapis z tachografu lub z samej cyfrowej karty kierowcy.
Odpoczynek tygodniowy regularny (i każdy inny trwający 45 godzin lub więcej poza pojazdem) powinien natomiast być udokumentowany poprzez wpis manualny. W ten sposób wszystkie niezbędne informacje będą prawidłowo zarejestrowane i gotowe do okazania w razie ewentualnej kontroli.
Kierowcy stosujący tachografy analogowe zobowiązani są do odręcznego odnotowania odpoczynku na rewersie wykresówki jeżeli odpoczynek ten wykonywany jest poza pojazdem.
Urlopówka dla kierowcy a zwolnienie lekarskie
Zwolnienie lekarskie to jedna z sytuacji, kiedy inspektorzy mogą wymagać wglądu do urlopówki kierowcy. Uprawnienia te wynikają wprost z artykułu 11 Dyrektywy 2006/22/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz z krajowej ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 roku. W artykule 31 ustawa wskazuje, że w przypadku braku możliwości wprowadzenia danych, przedsiębiorca wykonujący przewóz drogowy jest obowiązany wystawić stosowne zaświadczenie, jeżeli zatrudniony kierowca:
- przebywał na zwolnieniu lekarskim od pracy z powodu choroby;
- przebywał na urlopie wypoczynkowym;
- miał czas wolny od pracy;
- prowadził pojazd wyłączony z zakresu stosowania rozporządzenia (WE) nr 561/2006 lub Umowy AETR;
- wykonywał inną pracę niż prowadzenie pojazdu,
- pozostawał w gotowości do wykonywania pracy w rozumieniu art.9 lub art. 12 załącznika do Umowy AETR.
Kluczową kwestią jest ciągłość zapisów, dlatego urlopówka dla kierowcy jest niezbędna w przypadku braku odnotowania aktywności na kartach lub wykresówkach. Należy także uwzględnić fakt, że nadal w użytkowaniu są pojazdy wyposażone w tachografy cyfrowe, które nie posiadają funkcji oznaczania aktywności przekraczającej 24 kolejne godziny (np. Stoneridge SE5000_rev.6).
Jakie informacje muszą być zawarte w urlopówce kierowcy?
Urlopówka dla kierowcy musi zawierać następujące dane:
- nazwę przedsiębiorstwa wraz z dokładnym adresem (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, państwo) oraz numerem telefonu i adresem e-mail);
- imię i nazwisko pracownika wystawiającego zaświadczenie oraz jego stanowisko w firmie;
- dane kierowcy (imię, nazwisko, data urodzenia, numer dokumentu, dokładna data rozpoczęcia pracy w przedsiębiorstwie);
- okres objęty zaświadczeniem – godzina, dzień, miesiąc, rok;
- przyczyna wystawienia urlopówki (zwolnienie chorobowe, urlop wypoczynkowy, czas wolny/odpoczynek, prowadzenie pojazdu wyłączonego z zakresu stosowania rozporządzenia WE 561/2006 lub AETR, wykonywanie innej pracy niż prowadzenie pojazdu, pozostawanie w gotowości);
- miejscowość i data wystawienia dokumentu;
- podpis wystawiającego oraz podpis kierowcy.
Urlopówka a nowy kierowca
Z punktu widzenia pracodawcy sytuacją, której warto przyjrzeć się bliżej, jest moment zatrudnienia nowego pracownika. Urlopówka dla nowego kierowcy jest dokumentem, który koniecznie musi zostać wystawiony od dnia zatrudnienia, czyli dokładnie od godziny 00:00, aż do momentu rozpoczęcia pracy. Kierowca, który przenosi się z innego przedsiębiorstwa transportowego do nowego pracodawcy, powinien posiadać dane z karty kierowcy oraz wykresówek z ostatnich 28 dni, tak aby zachować wymaganą ciągłość w dokumentowaniu swoich aktywności.
Jakie konsekwencje grożą za brak urlopówki kierowcy?
Jeśli kierowca nie posiada urlopówki w sytuacjach wymaganych przez prawo, zgodnie z załącznikiem numer 3 do ustawy o transporcie drogowym na firmę może zostać nałożony mandat w wysokości 500 złotych. Mandatem o takiej samej wysokości będzie zagrożona również osoba zarządzająca transportem.
Ponadto kary mogą wynikać z błędnie wykonanych wpisów manualnych podczas logowania karty w tachografie. Jak wynika z Rozporządzenia 165/2014, przedsiębiorstwa transportowe są odpowiedzialne za naruszenia popełnione przez swoich kierowców lub kierowców będących w ich dyspozycji.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację urlopową kierowcy?
Przedsiębiorcy zobowiązani są do przechowywania dokumentacji dotyczącej wszystkich zatrudnionych osób. Okres przechowywania takich danych jest zróżnicowany i zależy od rodzaju dokumentu – urlopówki kierowcy, podobnie jak wydruki z tachografu, muszą być przechowywane przez okres jednego roku.
Niektóre dokumenty wymagają jednak dłuższego okresu archiwizacji. Na przykład ewidencja czasu pracy powinna być przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył zatrudnienie.
Czy urlopówka kierowcy dotyczy tylko kierowców zawodowych?
Tak – urlopówka jest wymagana wyłącznie w przypadku pracowników, którzy prowadzą pojazdy w ramach przewozów podlegających pod przepisy o czasie pracy kierowców. Warto przy okazji odnotować, że regulacje wspomnianych wcześniej Rozporządzeń (WE) 561/2006 oraz 165/2014 od dnia 1 lipca 2026 r. obejmą też przewozy rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekroczy 2,5 tony. Ponadto już teraz w niektórych krajach (na przykład w Niemczech), przewozy realizowane pojazdami od 2,8 DMC objęte są stosowaniem norm Rozporządzenia 561/2006.
Podsumowując, urlopówka jest dokumentem przeznaczonym dla kierowców zawodowych i służy do dokumentowania okresów nieobecności, takich jak urlop czy zwolnienie lekarskie.
