Chociaż regulacje dla branży transportowej, takie jak pakiet mobilności często stawiają przed przewoźnikami istotne wyzwania, zdarza się również, że zmiany w przepisach otwierają nowe, korzystne możliwości. Dobrym przykładem takiej sytuacji jest zwrot kosztów sanitariatów, który wszedł w życie na gruncie polskiego prawa na podstawie ustawy o delegowaniu kierowców.
Przepisy mogą pozytywnie wpłynąć na zarządzanie kosztami w transporcie międzynarodowym, znacząco zmniejszając koszty pracownicze. Dzięki obniżeniu kwoty oskładkowania i opodatkowania, miesięczne oszczędności w niektórych przypadkach mogą sięgnąć nawet do 500 złotych w przeliczeniu na każdego rozliczanego kierowcę.
W artykule przybliżymy przepisy regulujące zwrot kosztów sanitariatów oraz przedstawimy praktyczne przykłady rozliczeń. Zarządzanie kosztami w transporcie znacząco ułatwiają nowoczesne narzędzia, dlatego omówimy także funkcjonalności programu 4Trans. Zachęcamy do dalszej lektury!
Omówienie ustawy o zwrocie kosztów sanitarnych dla kierowców
Zasady umożliwiające zwrot kosztów sanitariatów wynikają z postanowień ustawy o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku. Na mocy tych przepisów dokonano istotnych zmian w treści ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, w wyniku których pojawiła się perspektywa stosowania zwrotu uśrednionych kosztów poniesionych przez kierowców w związku z korzystaniem z urządzeń sanitarnych podczas wykonywania przewozów międzynarodowych.
Wpływ przepisów na pracodawców i kierowców
W wyniku wprowadzonych zmian prawnych polscy przewoźnicy zyskali możliwość implementacji wewnętrznego systemu przyznawania świadczeń dla kierowców realizujących przewozy międzynarodowe – chodzi o świadczenia, które po uwzględnieniu stosownych warunków ustawowych mogą zostać wyłączone ze składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz zaliczki na podatek dochodowy. Taką właśnie możliwość daje ustawa o czasie pracy kierowcy wraz z wprowadzonym włączeniem, opisanym w art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W efekcie przedsiębiorstwa zyskują możliwość realnej optymalizacji wynagrodzeń kierowców i zredukowania obciążeń finansowych. Warto podkreślić, że wprowadzone zmiany mają potencjał do zwiększenia uposażenia netto kierowców.
Jedną z trudności, z którymi zmagają się przewoźnicy, jest brak adekwatnej korelacji między stawkami frachtowymi a nieustannie wzrastającymi kosztami prowadzenia działalności transportowej. Zmiany prawne umożliwiające zwrot kosztów sanitariatów dla firm realizujących międzynarodowe zlecenia transportowe można więc potraktować jako solidną podstawę do dokonania analizy wszystkich składników obowiązującego uposażenia kierowcy.
Jest to także instrument prawny umożliwiający uzyskanie korzyści poprzez zminimalizowanie obciążeń związanych z opłatami z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy. Skorzystanie z tych możliwości pozwala przedsiębiorstwom na bardziej skuteczne zarządzanie kosztami w transporcie.
Jakie miesięczne wynagrodzenie musi osiągnąć kierowca, aby zwrot kosztów sanitariatów był w pełni wolny od podatku i ZUS?
Oszczędności i optymalizacja kosztów
Oczywiście optymalizacja kosztów podlega pewnym ograniczeniom. Kluczową informacją jest tutaj fakt, że omawiany zwrot kosztów sanitariatów w pełnym zakresie będzie dotyczył wyłącznie kierowców, których miesięczne wynagrodzenie wynosi co najmniej 8673 zł. Jest to kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia określona na podstawie obwieszczenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2024.
Pamiętajmy jednak, że powyższe ograniczenie nie ma zastosowania w kontekście wymaganej zaliczki na podatek dochodowy.
Krok po kroku: jak w praktyce zastosować przepisy dotyczące sanitariatów?
Aktualne regulacje dla branży transportowej nie precyzują szczegółowo sposobu wprowadzenia przez pracodawcę dodatku sanitarnego, w związku z czym można uwzględnić kilka scenariuszy.
Po pierwsze – aneksowanie umowy o pracę, w której uwzględniony zostanie nowy element uposażenia. Alternatywnym rozwiązaniem jest wprowadzenie wewnętrznego zarządzenia, które precyzyjnie określi zasady przyznawania dodatku sanitarnego dla kierowcy. Warto jednak zauważyć, że każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi dostosować regulamin wynagradzania.
To nie koniec obowiązków po stronie pracodawcy. Wprowadzenie nowego składnika uposażenia dla kierowców za pomocą regulaminu wynagradzania lub wspomnianego zarządzenia wiąże się również z koniecznością zaktualizowania informacji o warunkach zatrudnienia. Przewoźnik powinien zrobić to najpóźniej w dniu, w którym omawiane zmiany zaczynają obowiązywać zatrudnionych w firmie kierowców.
Przykłady wyliczeń: jak obliczyć zwrot kosztów dla kierowców?
Przy ustalaniu wartości zwrotu kosztów sanitariatów pamiętajmy o kilku podstawowych kwestiach:
- Wartość musi odnosić się do średnich, nieudokumentowanych kosztów poniesionych za usługi w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych – w krajach, w których kierowca pełnił obowiązki służbowe,
- zwrot kosztów sanitariatów dotyczy przewozów międzynarodowych (obejmuje również transport bilateralny),
- wprowadzenie zwrotu kosztów nie jest obowiązkowe, jednak w zdecydowanej większości przypadków jest korzystne dla przewoźnika.
A zatem jak prawidłowo oszacować kwotę zwrotu kosztów sanitariatów? Pierwszym krokiem powinno być ustalenie krajów, w których kierowca wykonywał swoje obowiązki służbowe. Należy również określić krotność korzystania z poszczególnych usług sanitarnych. Następnym krokiem jest uwzględnienie rzeczywistych poniesionych kosztów, które ostatecznie powinny zostać uśrednione dla każdego kierowcy.
Konieczne jest także precyzyjne określenie czasu, za który naliczany będzie zwrot kosztów sanitariatów. Można zrobić to np. na podstawie doby kalendarzowej lub doby pracowniczej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami niezbędne jest pomniejszanie wartości dodatku o niepełne dni pracy poza granicami kraju.
Wprowadź w swojej firmie zwrot kosztów za korzystanie z sanitariatów. Napisz do nas a nasz doradca skontaktuje się z Tobą.
Jakie narzędzia pomogą w efektywnym wdrażaniu zmian?
Przed wdrożeniem zmian polecamy przeprowadzenie symulacji wynagrodzeń. Tego typu analiza pozwoli oszacować rzeczywisty poziom prognozowanych korzyści i oszczędności. Rozwiązaniem, które realnie wspiera zarządzanie kosztami w transporcie, w tym również zwrotami kosztów sanitariatów, jest program 4Trans. Narzędzie zostało dostosowane do uwzględniania dodatku sanitarnego w sposób automatyczny, podczas przeliczania oczekiwanego wynagrodzenia netto kierowcy na kwotę brutto. Dodatek sanitarny jest również automatycznie naliczany na podstawie tzw. odcinków zagranicznych, zgodnie z zasadami wyliczania wirtualnych diet.
Wizualizacja opcji oraz finalny raport z programu 4Trans:
Dużym wsparciem dla firm transportowych jest także doświadczony zespół OCRK, który od lat kompleksowo obsługuje przedsiębiorstwa z branży TSL. W kontekście sanitariatów pracownicy OCRK zajmują się między innymi najkorzystniejszym wyliczeniem przedmiotowego dodatku oraz przygotowaniem wymaganej dokumentacji.
Funkcje programu 4Trans wspierające proces
Funkcjonalności programu 4Trans obejmują nie tylko naliczanie dodatków, takich jak dodatek sanitarny, ale przede wszystkim umożliwiają analizę i kompleksowe rozliczanie czasu pracy kierowców zgodnie z najnowszymi przepisami.
4Trans wyróżnia się algorytmem skonfigurowanym tak, aby służby kontrolne nie miały podstaw do kwestionowania naliczonych wartości jako odliczeń od podstawy opodatkowania lub wymiaru składek do ZUS. Program umożliwia również eksport wyliczonych wartości do programów kadrowo-płacowych, co jest wygodnym rozwiązaniem dla pracowników administracyjnych.
Przyszłość i dalszy rozwój regulacji w transporcie międzynarodowym
Jednym z elementów kształtujących obecny obraz branży TSL jest regularny wzrost przeciętnego wynagrodzenia, co skutkuje zwiększonymi oczekiwaniami finansowymi pracowników, a w przypadku właścicieli firm – zwiększonymi kosztami pracy. Jednocześnie na rynku wciąż wyraźnie rysuje się problematyka braku kierowców zawodowych. Tego typu wyzwania znajdują swoje odzwierciedlenie we wprowadzanych regulacjach prawnych. Dodatek sanitarny w firmach zajmujących się transportem międzynarodowym stanowi potencjalne źródło oszczędności związanych ze składkami na ZUS oraz zaliczkami na podatek dochodowy.
Podsumowanie – najlepsze praktyki dla przewoźników
Niewątpliwie dodatek sanitarny może przyczynić się do zmniejszenia kosztów operacyjnych w firmie poprzez redukcję obciążeń składkowo-podatkowych. Choć wprowadzenie dodatku nie jest obowiązkowe, może stanowić dla przewoźników dodatkowy sposób na złagodzenie skutków rosnących kosztów prowadzenia działalności transportowej.
Warto podkreślić, że zwrot kosztów sanitariatów nie powinien być interpretowany jako dodatkowe uposażenie, lecz raczej jako narzędzie umożliwiające zrównoważenie dotychczasowych zobowiązań, takich jak na przykład część obecnie przyznawanej premii uznaniowej.
Korzyści z wprowadzenia zwrotu kosztów sanitariatów
Twierdzenie o realnych korzyściach wynikających z wprowadzenia omawianego dodatku wydaje się uzasadnione, co można przedstawić za pomocą twardych danych. Dobrze obrazują to poniższe przykłady. Przy założeniu wartości netto wynagrodzenia kierowcy na poziomie 9 tys. zł oraz 11 tys. zł dla 20 dni pracy za granicą, a także przy przyznanym dodatku w wysokości 50 zł za dzień, rozliczenia będą wyglądały w następujący sposób:
