Optymalizacja terminów płatności i automatyzacja windykacji za pomocą TMS

Optymalizacja procesów finansowych i skuteczna, automatyczna windykacja stanowią klucz do utrzymania płynności finansowej firmy. W artykule przedstawimy, w jaki sposób system TMS może znacząco przyczynić się do usprawnienia tych obszarów. Przeczytaj i dowiedz się, jaki zakres korzyści niesie za sobą wdrożenie systemu TMS w firmie transportowej!

Czym jest TMS i dlaczego jest ważny dla firm transportowych?

System TMS (Transportation Management System) jest zaawansowanym narzędziem, którego głównym celem jest optymalizacja procesów związanych z planowaniem, rozliczaniem i monitorowaniem operacji transportowych. Poniżej przedstawiamy aspekty, które definiują system TMS oraz jego znaczenie dla firm działających w branży TSL.

Definicja i funkcje systemu TMS

Transport Management System to oprogramowanie, które umożliwia firmom efektywne zarządzanie i kontrolowanie procesów związanych z transportem i logistyką. TMS jest szeroko stosowany w branży logistycznej i transportowej do optymalizacji operacji związanych z przewozem towarów i zarządzaniem flotą.

Jakie są główne funkcje systemu TMS w firmie transportowej?

• zarządzanie zleceniami: TMS umożliwia przyjmowanie, przetwarzanie i śledzenie zleceń od klientów. Narzędzie pozwala również na nadawanie precyzyjnych instrukcji, zwiększając efektywność realizacji zadań.
• planowanie tras: system dokonuje zaawansowanej optymalizacji tras dostaw, uwzględniając czynniki, takie jak odległość, czas przejazdu, koszty oraz ograniczenia czasu pracy kierowcy. Jednym z efektów jest minimalizacja kosztów transportu.
• zarządzanie flotą: TMS zapewnia wysoką kontrolę nad pojazdami w firmowej flocie – pozwala między innymi na monitorowanie lokalizacji pojazdu w czasie rzeczywistym oraz planowanie konserwacji i napraw.
• optymalizacja kosztów: dzięki analizie rentowności oraz zyskowności przewozów, TMS wspomaga firmy w minimalizacji kosztów transportu.
• monitorowanie terminów płatności: za pomocą systemu TMS możemy prowadzić analizę płatności przychodzących i wychodzących, a także podejmować działania windykacyjne i wysyłać przypomnienia o płatnościach.
• śledzenie i raportowanie: TMS dostarcza narzędzi do monitorowania przewozów oraz generowania szczegółowych raportów. Funkcja ta pozwala na pogłębioną analizę danych i podejmowanie bardziej efektywnych decyzji operacyjnych.
• zarządzanie dokumentacją: bezpieczne i wygodne przechowywanie dokumentacji przewozowej – np. faktur i listów przewozowych.
• integracja z innymi systemami: TMS może być zintegrowany z innymi systemami, takimi jak giełdy transportowe, systemy telematyczne czy systemy ERP. Pozwala to na spójne zarządzanie całym procesem realizacji zleceń.

Kluczowe korzyści z wdrożenia TMS

Przewoźnicy, którzy skutecznie wdrożyli systemy TMS w swoich firmach wskazują na następujące korzyści:

• zarządzanie w ramach jednego systemu: TMS pozwala na skonsolidowanie różnych działów i użytkowników w ramach jednego spójnego środowiska. Eliminuje to konieczność korzystania z rozproszonych aplikacji i arkuszy kalkulacyjnych. TMS znacząco upraszcza i automatyzuje wiele procesów w firmie. Na przykład raz wprowadzone do systemu zlecenie może być wykorzystane zarówno przez spedytora podczas organizacji transportu, jak i przez pracownika zajmującego się rozliczeniami, księgową czy menedżera monitorującego rentowność floty.
• cyfryzacja danych: przechodząc od tradycyjnych, papierowych rozwiązań do cyfrowych, TMS znacząco ułatwia zarządzanie transportem i danymi, które są związane z realizacją zleceń. Integracja TMS z systemem telematycznym pozwala między innymi na prowadzenie Elektronicznych Kart Drogowych oraz automatyczne wpinanie skanów dokumentów z rozładunku do odpowiednich zleceń. W ten sposób TMS przyspiesza procesy rozliczeniowe w firmie.
• standaryzacja i optymalizacja procesów: wdrożenie TMS stanowi dobry punkt wyjścia do przeglądu wewnętrznych procesów organizacyjnych. Dzięki nowemu oprogramowaniu możliwe jest zidentyfikowanie obszarów, które można zoptymalizować i usprawnić. Często właściciele firm nie zdają sobie sprawy, jak wiele można osiągnąć dzięki optymalizacji. Kolejne etapy wdrożenia, wspierane przez doświadczonych konsultantów, pozwalają na osiągnięcie sukcesu. Kluczowym elementem jest analiza przedwdrożeniowa, podczas której identyfikowane są potrzeby i wymagania przyszłych użytkowników narzędzi TMS.
• integracja: TMS gromadzi i przetwarza ogromną ilość danych w bardzo krótkim czasie, co daje dobrą podstawę do efektywnej współpracy z innymi systemami. Może na przykład dzielić się danymi niezbędnymi do rozliczeń czasu pracy kierowców (są to między innymi dane o załadunkach i rozładunkach) z systemami do zarządzania pracą i płatnościami. Ponadto TMS jest w stanie integrować się z systemami księgowymi, co usprawnia i cyfryzuje obieg dokumentów w organizacji.

Jak TMS pomaga w zarządzaniu terminami płatności?

Zarządzanie płynnością finansową stanowi istotny filar operacyjny dla przedsiębiorstw działających w branży TSL. W kontekście realizacji zleceń transportowych firmy ponoszą koszty związane z leasingiem, paliwem, wynagrodzeniem kierowców oraz opłatami drogowymi, przy jednoczesnym długim okresie oczekiwania na wynagrodzenie za dostarczone ładunki – wynoszącym często nawet dwa miesiące. Opóźnienia w płatnościach stają się zatem jednym z głównych wyzwań w branży (więcej informacji na temat aktualnych wyzwań w transporcie znajdziesz w raporcie Branżometr Inelo 2023 – zapraszamy!). Duże wsparcie ponownie zapewniają systemy TMS, które ułatwiają rozliczanie, monitorowanie terminów płatności, wystawianie faktur czy śledzenie poczty.

Monitorowanie i przewidywanie płatności

Idealną sytuacją jest, gdy przewoźnicy doskonale znają swoich klientów, jednak w codzienność wygląda inaczej – często nie mamy dokładnej wiedzy na temat kontrahentów, dla których realizujemy transport, zwłaszcza gdy są to tzw. zlecenia „spot” uzyskane z giełd transportowych. Im więcej tego rodzaju przewozów obsługujemy, tym większe wyzwanie stanowi skuteczne zarządzanie i monitorowanie terminów.

Rozwiązania TMS pomagają uporządkować kwestie finansowe w firmie, umożliwiając na przykład regularne filtrowanie i klasyfikowanie nadchodzących płatności oraz generowanie szczegółowych raportów. Co istotne, istnieje także opcja utworzenia czarnych list, na których można umieścić niesolidnych płatników, co pozwala spedytorom na świadome podejmowanie decyzji o przyjmowaniu kolejnych zleceń. System TMS pełni także istotną rolę w monitorowaniu płatności wychodzących. Informuje o zbliżających się terminach płatności, dzięki czemu możemy terminowo uregulować faktury za paliwo, leasing czy inne koszty operacyjne, które wcześniej wprowadziliśmy do systemu. To skuteczne narzędzie, które wspomaga przewoźników w utrzymaniu płynności finansowej i zapobiega ewentualnym opóźnieniom w uregulowaniu zobowiązań.

Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach

Systemy TMS oferują wsparcie w efektywnym komunikowaniu się z klientami poprzez automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach płatności. Po odpowiedniej konfiguracji system jest w stanie samodzielnie wysyłać powiadomienia do kontrahentów w określonym czasie – przed i po ustalonym dniu płatności.

Narzędzia TMS mogą skonfigurować powiadomienie wysyłane kilka dni przed terminem płatności lub natychmiast po przekroczeniu terminu. Treść powiadomienia może być spersonalizowana, zawierając informacje o numerze faktury lub zlecenia, a także prośbę o uregulowanie należności. Tego typu automatyzacja nie tylko usprawnia procesy administracyjno-finansowe firmy, ale także może wpłynąć na zwiększenie motywacji klienta do terminowej spłaty zobowiązań.

Wprowadzenie do automatycznej windykacji w TMS

Automatyczna windykacja w systemie TMS to opcja, która wspiera zarządzanie należnościami i komunikację z kontrahentami. W dalszej części artykułu przedstawimy zalety, jakie daje zautomatyzowanie windykacji oraz kroki niezbędne do implementacji tego procesu, w tym: konfigurację, dostosowanie ustawień oraz testowanie i monitorowanie skuteczności.

Jak działa proces windykacji w systemie TMS?

Automatyczna windykacja i monitorowanie terminów płatności to wygodne i efektywne funkcjonalności w narzędziach TMS. System generuje automatycznie wezwania do zapłaty, których treść jest konfigurowalna, a następnie przesyła je do kontrahenta. Co istotne, nie wymaga to angażowania prawnika ani ręcznego przygotowywania dokumentów – system TMS jest w stanie samodzielnie realizować tego typu zadania. W przypadku gdy mimo podejmowanych działań płatność nie zostanie uzyskana, sprawę należy przekazać do firmy windykacyjnej.

Zalety automatyzacji procesu windykacji

Korzyści automatyzacji to przede wszystkim:

• profesjonalne pisma: dzięki automatyzacji procesu windykacji nie jest konieczne posiadanie specjalistycznej wiedzy prawniczej czy umiejętności w zakresie tworzenia pism windykacyjnych. System TMS generuje profesjonalne pisma, co gwarantuje zachowanie wysokiego standardu komunikacji z kontrahentem.
• śledzenie terminów: system TMS przejmuje monitorowanie terminów płatności. Dzięki temu zawsze jesteśmy poinformowani o zbliżających się terminach, co pozwala na szybką reakcję w przypadku ewentualnych opóźnień.
• dopasowanie pod indywidualne wymagania: usługa automatycznej windykacji jest elastyczna i podczas wdrożenia systemu może być dostosowana do indywidualnych potrzeb każdego przedsiębiorstwa.

Krok po kroku: implementacja funkcji windykacji w TMS

Wdrożenie systemu TMS z opcją automatycznej windykacji stanowi ważny etap optymalizacji procesów w firmie. Oto kluczowe kroki:

Konfiguracja i dostosowywanie ustawień

Proces konfiguracji i personalizacji ustawień odbywa się w trakcie wdrożenia systemu TMS, które ma miejsce przy udziale i wsparciu dedykowanego wdrożeniowca. Biorąc pod uwagę, jak dynamiczną branżą jest transport, oczywiste jest, że użytkownicy również po zakończeniu fazy wdrożenia muszą zachować możliwość dalszego dostosowywania ustawień pod swoje indywidualne potrzeby –narzędzia TMS dają możliwość samodzielnej konfiguracji, użytkownicy mogą również konsultować ewentualne modyfikacje z dostawcami.

Testowanie i monitorowanie skuteczności

Kolejnym krokiem po wdrożeniu funkcji automatycznej windykacji w systemie TMS jest etap testowania i monitorowania skuteczności. Automatyczne przypomnienia i wezwania często przyciągają uwagę kontrahentów, pozwalając im dostrzec profesjonalizm firmy.

Jednak co ważniejsze, dla dostawcy usług transportowych stanowi to również cenną okazję do skutecznego nadzoru nad terminowością płatności. Wartość tego rozwiązania objawia się także w możliwości świadomego reagowania na wszelkie ewentualne opóźnienia, np. poprzez umieszczanie nieuczciwych płatników na czarnej liście.

Jakie są potencjalne wyzwania i jak się przed nimi chronić?

Rola systemów TMS w zarządzaniu płatnościami jest znacząca, warto jednak przygotować się na potencjalne wyzwania. Na jakie obszary warto zwrócić uwagę?

Najczęstsze problemy podczas wdrażania

• możliwości systemu vs. potrzeby firmy: wybór systemu TMS, który nie spełnia potrzeb przedsiębiorstwa, może prowadzić do problemów z wydajnością. Rozwiązaniem jest w takiej sytuacji dokładna analiza potrzeb firmy przed zakupem systemu oraz współpraca z dostawcą w celu dostosowania systemu do indywidualnych wymagań.
• Integracja TMS z istniejącymi systemami: niewłaściwa integracja nowego oprogramowania z istniejącymi systemami używanymi w firmie, takimi jak system księgowy czy zarządzania magazynem, może prowadzić do problemów z przepływem danych i nieefektywności operacyjnych. Aby uniknąć tych trudności, konieczne jest dokładne planowanie i konsultacje z wdrożeniowcami.
• opór pracowników: wprowadzenie nowego systemu może spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy obawiają się zmiany lub uważają, że system jest zbyt trudny w obsłudze. Warto podejść ze zrozumieniem do tego typu obaw, inwestować w szkolenia i dostarczać wsparcie, aby pomóc pracownikom przystosować się do nowego narzędzia.

Jak zapewnić płynność procesu i minimalizować ryzyko?

Możliwość osiągnięcia płynności procesów i minimalizacja ryzyka to jedne z głównych powodów stojących za tak dużym zainteresowaniem narzędziami TMS. Jak w racjonalny sposób przejść przez etap wyboru i wdrożenia nowego narzędzia oraz jak wykorzystać maksimum jego możliwości?

• analiza wymagań: warto rozpocząć od gruntownej analizy potrzeb firmy. Dobrym pomysłem będzie również poznanie opinii aktualnych użytkowników, tak aby dowiedzieć się, jakie funkcje są dla nich kluczowe, a następnie uwzględnienie tych informacji w procesie wdrożenia.
• wybór odpowiedniego systemu TMS: jest to kluczowy krok – warto postawić na rozwiązanie, które najlepiej odpowiada potrzebom firmy i jest kompatybilne z istniejącymi systemami oraz infrastrukturą. Wybierając odpowiedni system, można skutecznie zminimalizować ryzyko niezgodności i problemów z integracją.
• realistyczny plan wdrożenia: dużą pomocą będzie dokładna konsultacja z wdrożeniowcem na temat harmonogramu, etapów, celów, odpowiedzialności, potrzeb oraz innych kwestii niezbędnych do realizacji procesu, a następnie do efektywnego wykorzystywania narzędzi.
• zarządzanie zmianą: wprowadzenie nowego systemu może wywołać opór wśród pracowników, dlatego ważne jest, aby zapewnić odpowiednie wsparcie, a także skoncentrować się na efektywnej komunikacji wewnętrznej, informując zespół o korzyściach i celach wdrożenia.
• szkolenia: niezwykle istotne jest zapewnienie odpowiednich szkoleń dla pracowników, którzy będą korzystać z systemu TMS. To inwestycja, która pomaga w zminimalizowaniu oporu i błędów w codziennej pracy, a także pozwala na efektywne wykorzystanie wszystkich funkcji i możliwości systemu.