Uzyskanie licencji spedycyjnej wymaga wykonania kilku następujących po sobie czynności. Dowiedz się, jak krok po kroku wygląda proces uzyskania licencji spedycyjnej, jakie wymagania musisz spełnić aby otrzymać licencję oraz ile będzie Cię to kosztować. Kompletny przewodnik dla przyszłych spedytorów znajdziesz poniżej.
Jak zdobyć licencję spedycyjną? Wszystko co musisz wiedzieć o wymaganiach i opłatach.
Proces uzyskania licencji spedycyjnej wymaga wykonania kilku istotnych czynności i spełnienia określonych w prawie wymagań. Musimy się także liczyć z kosztami, jakie należy ponieść za wydanie licencji.
Czym jest licencja spedycyjna?
Zanim jednak omówimy koszt uzyskania licencji spedycyjnej oraz procedury składania wniosków, wyjaśnijmy czym nie jest licencja spedycyjna. Licencja spedycyjna to nie to samo co licencja transportowa. Licencje te dotyczą innego rodzaju działalności, choć oczywiście w obrębie tego samego obszaru – czyli transportu.
A więc czym jest licencja spedycyjna? Jej definicję i cele znajdziemy w ustawie o transporcie drogowym (Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym Dz.U. 2001 nr 125 poz. 1371 ze zmianami), która w artykule 5b ustęp 2 pkt 1, stanowi że wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy uwarunkowane jest uzyskaniem odpowiedniej licencji – czyli licencji spedycyjnej.
Definicja i cel licencji spedycyjnej
Licencja na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy, potocznie zwana licencją spedycyjną, to po prostu dokument jakim musi legitymować się podmiot wykonujący tego rodzaju usługi. Licencja spedycyjna jest w polskim porządku prawnym obligatoryjna.
Jej celem jest zapewnienie rzetelnego wykonywania obowiązków przez firmy zajmujące się organizacją przewozu towarów.
Jakie są korzyści z posiadania licencji?
Spedycja pełni ważną rolę w łańcuchu zamówień i dostaw towarów:
– zapewnia większe bezpieczeństwo w procesie organizowania przewozu towarów,
– ułatwia realizowanie przewozu,
– wpływa na sprawniejszą i szybszą realizację przewozów,
– wspiera wiedzą i doświadczeniem zleceniodawców i kierowców,
– jest medium łączącym zleceniodawców ze zleceniobiorcami.
Aby zagwarantować odpowiedni poziom realizowania tych obowiązków, ustawodawca wyznaczył szereg obligatoryjnych warunków, które należy spełnić by otrzymać licencję. W ten sposób, przynajmniej w zamyśle ustawodawcy, podmioty korzystające z usług spedycji mają większą pewność, że usługa zostanie zrealizowana na odpowiednim poziomie.
A jakie są korzyści z posiadania licencji spedycyjnej dla przedsiębiorcy prowadzącego działalność spedycyjną? Tak naprawdę legalność biznesu, bo bez licencji spedycyjnej nie można zgodnie z prawem prowadzić działalności wykonywania transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy.
Wymagania przed uzyskaniem licencji
W ustawie o transporcie drogowym wskazano wszystkie wymagania, jakie należy spełnić, by otrzymać dokument uprawniający do działalności w obszarze spedycji.
Wymagania formalne
Szereg wymogów formalnych, wynikających ze wzmiankowanej ustawy, podyktowany jest poziomem ważności i odpowiedzialności, jakie wiążą się z prowadzeniem działalności gospodarczej w obszarze spedycji.
Przede wszystkim, aby uzyskać licencję spedycyjną należy wykazać, że przedsiębiorca oraz osoby zarządzające firmą nie miały kłopotów z prawem.
Uściślając, osoby te nie mogą być karane za wymienione w ustawie konkretne przestępstwa, takie jak przestępstwa przeciw mieniu czy obrotowi gospodarczemu. Co istotne, muszą być to przestępstwa karne skarbowe lub przestępstwa umyślne oraz skazane prawomocnie. Osoby te nie mogą mieć także zakazu wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego.
Przedsiębiorca ubiegający się o licencję, musi także być w odpowiedniej kondycji finansowej, gwarantującej płynność finansową.
Ustawodawca za odpowiednią kondycję uznaje oszczędności lub majątek (np. akcje, nieruchomości) w wysokości 50 000 euro, czyli około 235 tysięcy złotych. Co istotne, przy dokładnym obliczaniu posiadanego majątku należy brać pod uwagę średni kurs euro ogłaszany przez Narodowy Bank Polski, który obowiązywał w ostatnim dniu roku, poprzedzającego rok składania wniosku. Przykładowo, przy składaniu wniosku w 2023 r. kurs euro jaki należy wziąć pod uwagę to 4,6899 zł.Kwalifikacje i doświadczenie.
Co prawda osoba składająca wniosek o licencję spedycyjną nie musi się legitymować posiadaniem określonego doświadczenia czy wykształcenia, jednak gdy takich kompetencji nie posiada, musi zadbać o to, by posiadał je ktoś inny.
Bowiem jednym z wymogów dotyczących uzyskania licencji spedycyjnej jest zapewnienie odpowiedniej obsady kadrowej w firmie. Przynajmniej jedna osoba w firmie musi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych, czyli CKZ. Może to być zarówno właściciel firmy, jak i jeden z pracowników. Dokument ten można uzyskać po pozytywnym zdaniu egzaminu pisemnego lub uzyskaniu zwolnienia z niego. Zwolnienie z egzaminu (pełne lub częściowe) przysługuje między innymi po uzyskaniu dyplomu studiów realizujących odpowiedni program.
Zatrudnianie kompetentnych spedytorów będzie miało jednak wpływ na późniejsze prowadzenie działalności, dlatego warto zadbać o odpowiednią rekrutację już na początku działania firmy. Kwalifikacje spedytora idealnego to przede wszystkim wyksztalcenie wyższe w zakresie transportu i logistyki, lub średnie policealne z tytułem technika spedycji. Nie jest to jednak obowiązek, a jedynie dobra praktyka wśród firm spedycyjnych. Proces uzyskania licencji krok po kroku.
Jeżeli spełniamy wymagania licencji spedycyjnej wynikające z ustawy, możemy przystąpić do składania wniosku.Wymagane dokumenty.
Aby otrzymać licencję należy wypełnić odpowiednie wnioski i oświadczenia.
Lista wymaganych dokumentów jest dość długa:
– wniosek o udzielenie licencji,
– kopia certyfikatu kompetencji zawodowych osoby zarządzającej transportem,
– dokumenty poświadczające posiadanie odpowiedniego majątku czy zdolności finansowej,
– oświadczenie o posiadaniu dobrej reputacji.
Dodatkowo, przedsiębiorca musi dołączyć do wniosku dowody uiszczenia odpowiednich opłat oraz ewentualnie pełnomocnictwa.
Gdzie składać wniosek?
Wniosek o licencję spedycyjną można złożyć elektronicznie, listownie albo osobiście, udając się do odpowiedniego starostwa lub urzędu miasta. Nie możemy jednak zrobić tego w dowolnej jednostce samorządu terytorialnego, musimy udać się do urzędu właściwego dla danego przedsiębiorstwa. Decydującym o właściwości jest adres siedziby firmy w Krajowym Rejestrze Sądowym lub adres prowadzenia działalności gospodarczej z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).
Jakich błędów unikać podczas składania wniosku?
Składając wniosek dopilnujmy, by wskazany adres do korespondencji i dane kontaktowe były aktualne. Jeżeli osoba sprawdzająca wniosek uzna, że wymaga on sprostowania czy uzupełnienia, skontaktuje się z przedsiębiorcą i wezwie go do uzupełnienia braków. Na te działalnie przedsiębiorca ma jedynie 7 dni od otrzymania wezwania.
Czas oczekiwania na decyzję.
Jeżeli wniosek będzie poprawny i kompletny, a przedsiębiorca spełnia wszystkie wymagania licencji spedycyjnej, otrzyma licencję i będzie mógł prowadzić działalność bez przeszkód.
Zgodnie z ustawą, licencję wydaje się niezwłocznie, nie później niż miesiąc od złożenia wniosku. Od tego terminu istnieją wyjątki, kiedy to czas oczekiwania może się wydłużyć do maksymalnie 2 miesięcy. Takiej sytuacji możemy się spodziewać w skomplikowanych sprawach, wymagających wyjaśnień i wymiany korespondencji.
Koszty związane z uzyskaniem licencji spedycyjnej
Licencja spedycyjna nie jest bezpłatna. Jakich kosztów możemy się spodziewać, wyjaśniamy w dalszej części artykułu.
Opłaty za wniosek.
Koszt uzyskania licencji spedycyjnej nie jest wygórowany, biorąc pod uwagę majątek i środki finansowe konieczne do jej otrzymania.
Opłata za licencję wynosi:
– 800 złotych,
– 900 złotych,
– lub 1000 złotych,
a jej wysokość zależy od czasu na który zostaje przyznana.
Licencja:
– do 15 lat kosztuje 800 złotych,
– od 15 do 30 lat 900 złotych,
– a powyżej 30 lat 1000 złotych.
Koszty szkolenia i egzaminów.
Egzamin na licencję spedycyjną nie istnieje, natomiast tak jak wspominaliśmy, wymogiem otrzymania licencji jest zapewnienie, że przynajmniej jedna osoba w organizacji legitymuje się certyfikatem kompetencji zawodowych.
Jeżeli żadna z zatrudnionych w firmie osób nie ma certyfikatu, należy go wyrobić:
– egzaminy na CKZ są płatne – koszt to 500 złotych,
– wydanie certyfikatu po pozytywnym zdaniu egzaminu również kosztuje – 300 złotych.
Dlatego decydując się na osobiste zdanie egzaminu na certyfikat kompetencji zawodowych lub opłacenie go jednemu z pracowników, musimy przygotować dodatkową gotówkę w wysokości 800 złotych.
Potencjalne dodatkowe koszty.
W przypadku zdawania egzaminu na certyfikat kompetencji zawodowych, dodatkowo można odbyć kurs przygotowawczy, który ułatwi zdobywanie wiedzy niezbędnej do prawidłowego rozwiązania testu. Kurs przygotowawczy przed egzaminem nie jest obowiązkowy, a jego cena zależy od cennika danej instytucji szkoleniowej. Średnie widełki cenowe w ośrodkach szkoleniowych to od około 1000 złotych do nawet 2500 złotych za kurs.
Często zadawane pytania dotyczące licencji spedycyjnej.
Jak długo jest ważna licencja?
Licencja spedycyjna jest ważna na okres wskazany w dokumencie wydanym przez odpowiedni organ. Zgodnie z ustawą, licencja może być wydana na minimum 2 lata oraz maksimum 50 lat. Czas jej ważności zależy od okresu wpisanego przez wnioskującego we wniosku o uzyskanie licencji spedycyjnej.
Czy licencja spedycyjna jest ważna za granicą?
Przedsiębiorca legitymujący się polską licencją spedycyjną, może wykonywać tego typu działalność na terenie kraju, jak i poza nim. W przeciwieństwie do licencji transportowych, licencji spedycyjnej nie dzielimy na krajową i międzynarodową.
Co zrobić, gdy licencja wygaśnie?
Licencja spedycyjna wygasa w kilku możliwych sytuacjach:
– gdy zakończy się okres, na który została wydana,
– gdy przedsiębiorca się jej zrzecze,
– w razie śmierci osoby, na którą wydano licencję,
– w przypadku likwidacji działalności albo ogłoszenia upadłości obejmującej likwidację majątku przedsiębiorcy posiadającego licencję.
Jeżeli przedsiębiorca chce przedłużyć okres wydania licencji, ponownie składa wniosek do organu, który wydał mu poprzednią licencję (czyli urzędu miasta lub starostwa).
Aby uzyskać nową licencję po wygaśnięciu, należy złożyć wniosek zawierający informację o wygaśnięciu uprawnienia, czyli licencji na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy plus ewentualne pełnomocnictwa i dodatkowe dokumenty.
Tryb rozpatrzenia sprawy wygląda analogicznie jak proces uzyskania licencji spedycyjnej.
Porady dla przyszłych spedytorów.
Jak przygotować się do uzyskania licencji?
Przed wystąpieniem z wnioskiem o licencję, powinieneś zgromadzić odpowiednie zaplecze finansowe lub majątek we wspomnianej wcześniej wysokości, czyli 50 000 euro. Jeżeli nie dysponujesz takimi środkami, podejmij działania, by ten majątek zgromadzić, np. budując oszczędności, porządkując zaległe sprawy spadkowe (w których możesz uzyskać jakieś nieruchomości czy inne aktywa), albo poszukując wspólników.
Po drugie, jeżeli nikt w Twojej firmie nie dysponuje certyfikatem kompetencji zawodowych, musisz zadbać o jego zdanie przez odpowiednią osobę. Pamiętaj, by uwzględnić czas na naukę i przygotowanie do egzaminu oraz czas oczekiwania na wydanie dokumentu.
Aby zostać szczęśliwym posiadaczem licencji spedycyjnej, należy się również legitymować tak zwaną dobrą reputacją, czyli co do zasady być niekaranym. Jeżeli miałeś kłopoty z prawem wskazane ustawą o transporcie drogowym (za które zostałeś skazany prawomocnym wyrokiem), musisz postarać się o tak zwane zatarcie skazania, zanim wystąpisz o licencję. Pamiętaj też, że nie wszystkie przestępstwa oznaczają utratę dobrej reputacji w kontekście działalności związanej z organizacją przewozu towarów!
Gdzie szukać pomocy i wsparcia?
Proces uzyskania licencji spedycyjnej może wydawać się skomplikowany ze względu na wiele warunków, jakie należy spełnić by ją otrzymać. Przed przystąpieniem do działania warto poszerzyć wiedzę w tym temacie, którą można zdobyć z bezpłatnych materiałów dostępnych w internecie, w tym z webinarów Czas na transport.
Z wątpliwościami można się również zgłosić do firm doradczych i konsultingowych oraz radców prawnych specjalizujących się w transporcie, a w przypadku wątpliwości proceduralnych do pracowników urzędu miasta lub starostwa, w którym chcemy wystąpić o licencję.
