Branża transportowa to jeden z najbardziej wymagających sektorów gospodarki. Wysoka konkurencyjność, rosnące koszty pracy i coraz bardziej restrykcyjne regulacje, to tylko część wyzwań, dotknęły przewoźników w ostatnich latach.
W rezultacie przedsiębiorstwa muszą szukać rozwiązań, które pomagają obniżać koszty transportu i jednocześnie utrzymać wysoką jakość usług. Jednym ze skutecznych sposobów na poprawę rentowności jest wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, które wspierają optymalizację tras i zarządzanie flotą.
Jakie strategie faktycznie przynoszą efekty? Jak podejść do takich działań, aby nie tylko obniżyć koszty, ale także usprawnić codzienną pracę? O wszystkim przeczytasz w dalszej części artykułu.
Sprawdź, jakie rozwiązania mogą pomóc Ci oszczędzić czas i prowadzić bardziej konkurencyjną działalność!
Jak koszty transportu wpływają na wyniki finansowe?
Jeszcze niedawno większość firm opierała swoje działania na papierowej dokumentacji oraz prostych narzędziach, takich jak na przykład arkusze kalkulacyjne. Chociaż rozwiązania te są tanie i łatwe w użyciu, branża transportowa potrzebowała bardziej wydajnych narzędzi, które pomagają w przyspieszeniu pracy i redukowaniu kosztów.
Obecnie standardem są zaawansowane systemy zarządzania flotą, które wykorzystują inteligentne technologie i analizę danych do optymalizacji tras, konsolidacji ładunków czy monitorowania wydajności pojazdów.
Jako przewoźnik doskonale wiesz, co wymusiło te zmiany – chodzi oczywiście o wpływ kosztów transportu na wyniki finansowe firm oraz o istotną rolę, jaką nowe technologie mogą odegrać w redukowaniu tych kosztów. Wiele razy podejmowaliśmy ten temat – między innymi w raporcie Branżometr, który opracowaliśmy razem z Polskim Instytutem Transportu Drogowego.
Wnioski w 2024 roku pozostają podobne. Aktualne dane wskazują, że same koszty paliwa stanowią nawet 40% wydatków operacyjnych w przedsiębiorstwach transportowych. Jeśli koszty te nie są odpowiednio kontrolowane, firma ryzykuje spadkiem marży zysku lub koniecznością podnoszenia cen, co negatywnie wpływa na konkurencyjność.
Jakie czynniki wpływają na koszty transportu?
Największy wpływ na ostateczny koszt transportu mają następujące czynniki:
- długość trasy: czyli odległość od załadunku do rozładunku. Dłuższe trasy lub konieczność szybkich dostaw generują większe wydatki, zwłaszcza jeśli konieczna jest jazda w podwójnej obsadzie czy nocne kursy. Brak optymalizacji tras i niewłaściwe planowanie przewozów prowadzą do pustych przebiegów, co finalnie dodatkowo zwiększa koszty. Stosowanie inteligentnych systemów zarządzania flotą i analiza danych pozwalają minimalizować tego typu straty.
- ceny paliw: paliwo to jeden z największych składników kosztów operacyjnych w transporcie. Wahania jego cen – często wynikające z globalnych kryzysów gospodarczych, polityki energetycznej czy kursów walut – mogą znacząco wpłynąć na budżet firmy.
- wynagrodzenia kierowców: istotnym czynnikiem są również pensje oraz diety kierowców. Regulacje, związane z wdrażaniem pakietu mobilności zwiększyły koszty pracy oraz wprowadziły szereg bardziej rygorystycznych wymogów dotyczących płacy minimalnej i czasu pracy.
- opłaty drogowe: opłaty za korzystanie z infrastruktury drogowej, mostów, tuneli czy stref niskoemisyjnych różnią się w zależności od kraju i regionu. Ponadto niektóre państwa różnicują wysokość opłat w zależności od klasy emisji CO2 pojazdu.
- utrzymanie i amortyzacja floty: koszty związane z naprawami, wymianą części, przeglądami technicznymi i ubezpieczeniem floty to stałe obciążenie dla firm transportowych. Zakup nowych pojazdów lub leasing generują wydatki związane z amortyzacją.
- typ ładunku: rodzaj przewożonego towaru (np. ładunki chłodnicze, niebezpieczne lub ponadgabarytowe) wpływa na koszty transportu ze względu na konieczność stosowania specjalistycznych pojazdów i dodatkowych zabezpieczeń.
Łączne koszty realizacji zlecenia obejmują również wydatki na zakup materiałów eksploatacyjnych, a także koszty obsługi administracyjnej i księgowej oraz wynajem przestrzeni biurowej.
Skuteczne strategie obniżania kosztów transportu
Ze względu na zmienność i różnorodność czynników wpływających na koszty transportu, skuteczne strategie ich redukcji powinny opierać się na kilku wzajemnie uzupełniających się rozwiązaniach. Wykorzystanie technologii, analiza danych, konsolidacja ładunków oraz inwestycje w niskoemisyjne pojazdy to klucz do osiągnięcia trwałych oszczędności.
Rozwiązania technologiczne, które warto zastosować, to między innymi systemy TMS i telematyka. Pomocne może okazać się wdrożenie programów do zarządzania czasem pracy kierowców.
Nie należy także zapominać o czynniku ludzkim. Negocjacje z dostawcami oraz nawiązywanie trwałych relacji biznesowych to kolejne elementy, które realnie wpływają na wyniki finansowe.
Jak obniżyć koszty transportu?
Jednym z najskuteczniejszych sposobów na obniżenie kosztów transportu jest optymalizacja tras. Aby wyznaczyć najlepsze trasy, konieczne jest uwzględnienie wspomnianych wcześniej czynników, takich jak czas pracy kierowców, dostępność pojazdów czy charakterystyka ładunku. Kluczową rolę w tym procesie odgrywają nowoczesne technologie, zwłaszcza systemy zarządzania transportem (TMS) oraz telematyka, które umożliwiają planowanie tras w sposób szybszy i bardziej precyzyjny.
Kwestią, której warto przyjrzeć się szczególnie dokładnie, jest czas pracy kierowców. Krajowe i europejskie regulacje (pakiet mobilności), nakładają limity na czas prowadzenia pojazdów i obowiązkowe przerwy. Systemy telematyczne oraz narzędzia TMS umożliwiają bieżące monitorowanie czasu pracy kierowców i planowanie postojów. Pozwalają również na dynamiczne dostosowywanie tras w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, takich jak korki czy objazdy związane z przeprowadzanymi remontami. Przydatnych informacji dostarczają wskaźniki ETA, czyli informacje na temat szacowanego czasu przybycia pojazdu do celu.
Dostępność pojazdów to kolejny czynnik, który znacząco wpływa na możliwość efektywnego realizowania zleceń. Kluczowe jest zaplanowanie harmonogramów pracy tak, aby maksymalnie wykorzystać firmową flotę.
Dzięki systemom TMS możliwe jest automatyczne przypominanie o konieczności przeprowadzenia przeglądów technicznych, co zapobiega nieplanowanym przestojom. Dużych możliwości dostarcza integracja systemów, np. telematyki GBox Assist i TMS Nawigator. Przewoźnik korzystający z takiego rozwiązania może sprawdzić online szereg informacji związanych z flotą, na przykład:
- lokalizacja pojazdu,
- opóźnienia w transporcie,
- wyznaczona trasa,
- aktualny stan paliwa.
W kontekście obniżania kosztów transportu duże znaczenie odgrywa dopasowanie pojazdu do charakterystyki i wielkości ładunku. W praktyce chodzi oczywiście maksymalne wypełnienie dostępnej przestrzeni ładownej. Systemy TMS potrafią analizować charakterystyki ładunku i dostępność pojazdów, sugerując najbardziej efektywne rozwiązania. Pomagają między innymi w działaniach związanych z konsolidacją przesyłek różnych klientów w ramach jednego kursu, co pozwala zmniejszyć liczbę przejazdów i ograniczyć koszty paliwa.
Analiza danych, związanych z przeszłymi zleceniami transportowymi (np. liczba kilometrów przejechanych przez dany pojazd, zarobiona kwota frachtu, styl jazdy kierowcy) pozwala lepiej ocenić opłacalność poszczególnych tras i zleceń. Dzięki temu firmy mogą podejmować świadome decyzje i dostosować ceny usług do rzeczywistych kosztów operacyjnych. Na podstawie tego typu analiz można łatwiej przewidzieć, które zlecenia będą bardziej opłacalne, a które generować będą wyższe koszty, co pomaga w planowaniu przyszłych działań.
