Czy masz pewność, że rozliczasz nadgodziny kierowców w swojej firmie zgodnie z obowiązującymi zasadami? Wprowadzenie pakietu mobilności jeszcze bardziej skomplikowało przepisy, zwiększając znaczenie szczegółowej ewidencji czasu pracy.
W artykule dowiesz się, jakie są limity godzin pracy oraz jakie składniki należy uwzględnić, obliczając wynagrodzenie za nadgodziny. Wyjaśnimy również, jakie dokumenty są niezbędne do prawidłowego rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych. Zapraszamy do lektury!
Czym są nadgodziny kierowcy i kiedy się je nalicza?
Nadgodziny kierowcy to czas pracy, który wykracza poza określone w przepisach limity. W Polsce definicja i zasady rozliczania znajdują się w przepisach Kodeksu pracy oraz w szczegółowych zapisach zawartych w Ustawie o czasie pracy kierowców.
Zgodnie z art. 20.pkt 1. Ustawy o czasie pracy kierowców „Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad dobowy przedłużony wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego kierowcę systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych”.
Kiedy kierowca może pracować w nadgodzinach?
Praca w godzinach nadliczbowych jest dozwolona w szczególnych okolicznościach, takich jak sytuacje wymagające podjęcia niezwłocznych działań w celu ochrony życia i zdrowia lub mienia, a także w przypadku konieczności usunięcia awarii.
Ponadto nadgodziny mogą być realizowane w odpowiedzi na wyjątkowe potrzeby pracodawcy, które nie mogą zostać spełnione w ramach standardowego czasu pracy.
Jakie są limity godzin nadliczbowych dla kierowców?
W kontekście wyżej wspomnianych wyjątkowych potrzeb pracodawcy, przepisy przewidują określone limity. Kierowca może w takiej sytuacji przepracować maksymalnie 260 godzin nadliczbowych w ciągu jednego roku kalendarzowego.
Jakie składniki uwzględnia się w obliczeniach nadgodzin kierowcy?
Do prawidłowego obliczania wynagrodzenia za nadgodziny kierowcy należy uwzględnić zarówno jego podstawową pensję, jak i dodatki wypłacane za godziny nadliczbowe. Podstawowe wynagrodzenie oblicza się za pomocą ustalonej stawki godzinowej, określonej w umowie o pracę. Aby ustalić stawkę godzinową w przypadku angażu zasadniczego, należy podzielić kwotę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy w danym miesiącu.
Dodatek za nadgodziny może wynosić 50% lub 100% stawki godzinowej, obliczanej na podstawie wynagrodzenia zasadniczego.
Jak ustalić podstawowy czas pracy kierowcy?
Również w tej kwestii wyjaśnienie znajduje się ustawie o czasie pracy kierowców, a konkretnie w art. 11 pkt 1, który wskazuje, że „Czas pracy kierowcy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy”.
A zatem jako normę należy przyjąć 5-dniowy tydzień pracy po 8 godzin dziennie. W ramach równoważnego systemu czasu pracy wymiar ten może zostać podniesiony do 12 godzin. W takiej sytuacji wydłużony czas pracy w wybranych dniach jest rekompensowany poprzez skrócenie godzin pracy w innych dniach lub przyznanie dodatkowych dni wolnych.
Czas mieszczący się w granicach określonych przez przepisy prawa pracy oraz warunki ustalone w umowie to standardowy wymiar pracy.
Jak ustalić dodatek za nadgodziny kierowcy?
Kiedy należy wypłacić dodatek za nadgodziny w wysokości 50%, a kiedy 100% stawki godzinowej?
- Dodatek 100%: praca w godzinach nadliczbowych w nocy, praca w niedziele i święta oraz w dni wolne przyznane w zamian za pracę w niedzielę lub święto.
- Dodatek 50%: wszelkie pozostałe przypadki.
Ponadto należy pamiętać, że wszystkie nadgodziny związane z przekroczeniem przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są objęte dodatkiem 100%.
Jakie dokumenty są potrzebne do obliczenia nadgodzin kierowcy?
Aby obliczyć nadgodziny kierowcy, niezbędny jest zestaw odpowiednich dokumentów i danych, które umożliwią ustalenie rzeczywistego czasu pracy oraz ewentualnych przekroczeń obowiązujących norm. Kluczowe znaczenie ma tutaj ewidencja czasu pracy, sporządzana na podstawie plików cyfrowych z kart kierowców i tachografów, wykresówek, wydruków z urządzeń rejestrujących, a także innych dokumentów potwierdzających czas i charakter wykonywanych zadań służbowych.
To nie wszystko – konieczne jest również uwzględnienie danych z umowy o pracę (wysokość wynagrodzenia, wymiar pracy) oraz obowiązujących regulacji wewnątrzzakładowych – regulaminów, układów zbiorowych, czy obwieszczeń, w których znajdują się zasady związane z okresem rozliczeniowym, czy wykonywaniem pracy w godzinach nocnych. Temat rozliczania pracy kierowców w godzinach nocnych omówiliśmy szczegółowo w jednym z naszych wcześniejszych artykułów – zachęcamy do zapoznania się z jego treścią.
Dlaczego ewidencja czasu pracy kierowców jest kluczowa?
Ewidencja czasu pracy kierowcy jest kluczowa z kilku powodów. Po pierwsze, stanowi realizację obowiązku wynikającego z art. 25 ust. 1 Ustawy o czasie pracy kierowców, który nakłada na większość pracodawców obowiązek jej prowadzenia. Choć zgodnie z ust. 3 tego artykułu ewidencja nie jest wymagana dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy lub otrzymujących ryczałt za nadgodziny i pracę w porze nocnej, w tych przypadkach również istotne jest jej prowadzenie. Ewidencja stanowi podstawę do prawidłowego obliczenia wynagrodzenia kierowcy, uwzględniając między innymi nadgodziny, dodatki za pracę w porze nocnej oraz w niedziele i święta.
Dane z tachografów i kart kierowcy pozwalają na szybką i łatwą weryfikację faktycznego czasu pracy. Regularne kontrowanie prawidłowości rozliczeń pozwala zapobiegać karom finansowym nakładanym przez uprawnione służby, takie jak na przykład Państwowa Inspekcja Pracy. To także sposób na zdecydowane zredukowanie ryzyka sporów pracowniczych w firmie.
Jakie dane należy zebrać z tachografu?
Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 581/2010, dane z karty kierowcy należy pobierać co najmniej raz na 28 dni, natomiast dane z tachografu – nie rzadziej niż co 90 dni. Rozporządzenie precyzuje, że „odpowiednie dane” obejmują wszystkie informacje zarejestrowane przez tachograf cyfrowy, z wyjątkiem szczegółów dotyczących prędkości pojazdu.
Jakie inne dokumenty mogą być przydatne w obliczeniach?
Przydatne mogą być wszystkie informacje, które umożliwiają dokładne określenie rzeczywistego czasu pracy kierowcy. Dodatkowe dokumenty mogą być szczególnie użyteczne w wyjątkowych sytuacjach, jak na przykład awaria tachografu. Do takich dokumentów należą m.in. wydruki z systemów telematycznych i GPS, zlecenia przewozowe, a także pozostała dokumentacja związana z realizacją transportu.
Nadgodziny kierowcy – najczęściej zadawane pytania
Czy kierowca może odmówić pracy w nadgodzinach?
Kierowcy, podobnie jak inni pracownicy są zobowiązywani do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych pod warunkiem, że okoliczności spełniają wymagania, określone w Kodeksie Pracy i Ustawie o czasie pracy kierowców.
Tego typu okoliczności, to na przykład wspomniane wcześniej szczególne potrzeby przedsiębiorstwa – wynikające na przykład ze wzrostu zamówień, pilnego wykonania usługi lub nieobecności innych pracowników. W takich sytuacjach nieuzasadniona odmowa wykonania pracy może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych.
Nie oznacza to jednak, że kierowca nigdy nie może odmówić pracy w godzinach nadliczbowych. Uzasadnionym powodem odmowy będzie na przykład stan zdrowia uniemożliwiający bezpieczne prowadzenie pojazdu, a także wystąpienie okoliczności, w których podjęcie pracy w nadgodzinach wiązałoby się z naruszeniem przepisów o maksymalnym czasie pracy oraz jazdy i realizacji odpoczynków.
Jakie kary grożą za brak ewidencji czasu pracy kierowcy?
Zgodnie z załącznikiem nr 3 do Ustawy o transporcie drogowym „Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, o której mowa w art. 25 ust. 1 i art. 26d ust. 1 i 2 ustawy o czasie pracy kierowców” wiąże się z nałożeniem kary w wysokości 1000 zł za każdego kierowcę.
Warto również wspomnieć o karze z tego samego załącznika za „fałszowanie ewidencji czasu pracy lub odmowę udostępnienia jej kontrolerom” – wysokość tej sankcji to 8000 zł.
Czy nadgodziny kierowcy różnią się w zależności od rodzaju transportu?
Liczba powstałych nadgodzin oraz wysokość wynagrodzenia z tytułu ich rozliczania mogą różnić się w zależności od rodzaju wykonywanego transportu. Na przykład kierowcy realizujący transport na potrzeby własne przepracowują zazwyczaj mniej godzin, niż zatrudnieni w transporcie zarobkowym. Różnice mogą wynikać również z odmiennych stawek wynagrodzenia obowiązujących w różnych branżach. Niemniej jednak sam sposób naliczania nadgodzin pozostaje jednolity i jest regulowany przez przepisy Ustawy o czasie pracy kierowców oraz Kodeksu pracy, niezależnie od typu wykonywanego transportu.