Wpis manualny w tachografie – z pozoru nieskomplikowany temat, który dostarcza kierowcom i przewoźnikom rozmaitych wątpliwości. W tym artykule postaramy się rozwikłać wszelkie niejasności i dostarczyć kompletny przewodnik po tym zagadnieniu. Opiszemy jak zrobić wpis manualny, odniesiemy się do aktualnych przepisów prawnych oraz omówimy sytuacje, w których konieczne jest sporządzenie wpisu w tachografie. Zapraszamy!
Co to jest wpis manualny w tachografie?
Wspomniane wątpliwości nie dotyczą tylko tego kiedy i jak zrobić wpis manualny w tachografie – dotyczą również samych urządzeń. O terminach wejścia w życie oraz funkcjach, które będą posiadały nowe tachografy, informowaliśmy na naszym blogu już jakiś czas temu. Na bieżąco informujemy również o wszelkich zmianach w zakresie obecnych wymagań wobec przewoźników – zapraszamy dla śledzenia naszych aktualności.
A zatem czym jest wpis manualny w tachografie? Najprościej mówiąc, jest to procedura, która odgrywa niezbędną rolę w prawidłowym uzupełnianiu aktywności kierowcy w sytuacjach, gdy jego karta nie znajduje się w urządzeniu rejestrującym. Jest to wówczas niezbędne, aby prawidłowo rejestrować przebieg pracy. Pamiętajmy, że kierowca musi wykazać ciągłość aktywności, które miały miejsce w kontrolowanym okresie – 28 dni wstecz, oraz dzień bieżący w przypadku kontroli drogowej. Z kolei w przypadku kontroli w przedsiębiorstwie okres ten wynosi rok. Przy tworzeniu wpisu manualnego, kierowca zobowiązany jest do szczegółowego odnotowania wszelkich istotnych informacji związanych z jego działaniami na drodze.
Zasady tworzenia wpisów manualnych w tachografie różnią się w zależności od rodzaju urządzenia, w które wyposażony jest pojazd. W przypadku tachografu cyfrowego kierowca musi dokonać wpisu po włożeniu swojej karty kierowcy, natomiast w sytuacji korzystania z tachografu analogowego, wpis manualny należy umieścić na rewersie tarczki.
Dlaczego wpisy manualne są ważne?
Podstawowym powodem, przez który stosuje się wpisy manualne w tachografach, jest konieczność uniknięcia sankcji nakładanych przez służby kontrolne. W sytuacji, kiedy na karcie kierowcy lub wykresówce nie ma zarejestrowanej żadnej aktywności, inspektor nie jest w stanie ustalić, czy w danym okresie kierowca korzystał z czasu wolnego, czy też był aktywny i na przykład wykonywał prace magazynowe.
Wpis manualny jest więc dla kierowcy formą deklaracji, w której wskazuje, jakie czynności podejmował w czasie, gdy jego karta (lub tarczka analogowa) znajdowała się poza urządzeniem. Warto dobrze znać zasady wpisów manualnych w tachografie – ich poprawne wypełnianie pozwala uniknąć sankcji karnych i konfliktów z organami kontrolnymi.
Kiedy należy zrobić wpis manualny?
Kierowcy muszą wykonać wpis manualny w tachografie cyfrowym każdorazowo po włożeniu karty do urządzenia rejestrującego – dotyczy to okresu braku danych poprzedzających zalogowanie karty w tachografie. Ważne jest, aby zachować dużą uważność – jeśli kierowca popełni błąd podczas wykonywania wpisu, wyjęcie i ponowne włożenie karty nie poskutkuje możliwością ponownego wprowadzenia danych. Warto podkreślić, że po wykonaniu wpisu manualnego, niemożliwe jest cofnięcie się do okresów, w których pojawiły się braki w rejestracji danych. Pamiętajmy również, że wpis manualny umożliwia jedynie uzupełnienie okresu danych od ostatniego włożenia karty kierowcy do momentu jej ponownego włożenia do tachografu.
W przypadku tachografów analogowych zalecaną praktyką jest bieżące uzupełnianie aktywności na odwrocie tarczki. Pozwala to na zachowanie informacji o wszystkich aktywnościach kierowcy, które są wymagane podczas kontroli.
Jak prawidłowo zrobić wpis manualny krok po kroku?
Przepisy nie narzucają ściśle określonego sposobu wprowadzania danych, a metody wpisu manualnego mogą różnić się w zależności od producenta urządzenia oraz konkretnego modelu. Do najpopularniejszych tachografów na rynku należą urządzenia firmy Siemens (VDO) oraz Stoneridge. Wraz z ewolucją przepisów i zmianami prawnymi, producenci dostosowują interfejsy użytkownika do nowych wymagań.
Warto zaznaczyć, że starsze modele tachografów, produkowane przed październikiem 2011 roku, mogą być znacznie mniej intuicyjne w porównaniu do nowszych urządzeń. Wykonanie za ich pomocą poprawnego wpisu manualnego bywa kłopotliwe, zwłaszcza dla mniej doświadczonych kierowców. Kwestia ta wygląda dużo prościej w przypadku nowszych modeli – uzupełnienie niezbędnych informacji, na przykład wprowadzenie odpoczynku za brakujący okres, w praktyce ogranicza się w nich do kilkukrotnego naciśnięcia przycisku „OK”.
Ważne jest, aby kierowca był dobrze zaznajomiony z modelem tachografu, który jest zamontowany w jego pojeździe. Dodatkowo, praca z nowszymi czytnikami kart kierowcy i tachografu, takimi jak na przykład Tachoreader Combo, pozwala nie tylko na spełnianie ustawowych wymagań związanych z pobieraniem i archiwizacją wszystkich niezbędnych danych, ale także zwiększa komfort pracy i może przyczyniać się do ograniczania pustych przebiegów.
Krok po kroku – wpis manualny w tachografie VDO:
Najczęstsze błędy przy wpisach manualnych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy nowy pojazd powinien zostać wyposażony w najnowsze urządzenie rejestrujące. Skutkiem tego jest stopniowe zmniejszanie się liczby pojazdów ciężarowych, w których kierowcy wciąż korzystają ze starszych tachografów.
Istotną kwestią jest termin wymiany tachografów w samochodach używanych do wykonywania międzynarodowych zleceń transportowych. Przepisy stanowią, że do końca roku 2024 przewoźnicy realizujący międzynarodowe przewozy muszą wymienić tachografy na urządzenia wyprodukowane po 15 czerwca 2019 roku.
Tachografy produkowane przed październikiem 2011 roku wymagają pewnej dokładności oraz wiedzy, jak zrobić wpis manualny. Jednak w przypadku nowszych modeli, rejestrowanie całego okresu odpoczynku ogranicza się do jednego, prostego kroku – naciśnięcia odpowiedniego przycisku.
Przypadki błędów podczas ręcznej rejestracji danych zdarzają się nadal, są jednak coraz rzadsze. Głównym źródłem nieprawidłowości jest często rutyna – włożenie karty do tachografu i zajęcie się innymi obowiązkami. Po minucie braku interakcji z urządzeniem możliwość wprowadzenia aktywności kierowcy zostaje wyłączona, pozostawiając okres bez uzupełnionych danych. Innym błędem, choć już mniej powszechnym, jest niewłaściwy wybór aktywności kierowcy. Na przykład zamiast rejestracji okresu odpoczynku, może zostać zapisana inna aktywność, taka jak dyspozycja lub inna praca. To natomiast prowadzi do braku właściwego udokumentowania niezbędnego odpoczynku dziennego lub tygodniowego.
Kierowcy wykonujący wpis manualny w tachografie powinni zachować uważność, aby minimalizować ryzyko błędów. Z kolei z perspektywy przewoźników, dobrą praktyką jest bieżące monitorowanie zmian prawnych, tak aby działać zgodnie z obowiązującymi przepisami. W razie wątpliwości zapraszamy do Strefy Q&A, w której nasi eksperci bezpłatnie odpowiedzą na Twoje pytania.
Wpisy manualne a przepisy prawne.
Obowiązek tworzenia wpisów manualnych w tachografie wynika bezpośrednio z przepisów unijnych – chodzi o art. 34 ust. 3. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 165/2014/UE:
- Jeżeli w wyniku oddalenia się od pojazdu kierowca nie jest w stanie używać tachografu zainstalowanego w pojeździe, to okresy, o których mowa w ust. 5 lit. b) ppkt (ii), (iii) oraz (iv):
a) jeśli pojazd wyposażony jest w tachograf analogowy – wprowadza się na wykresówkę ręcznie, w drodze automatycznej rejestracji lub innym sposobem, czytelnie i nie brudząc wykresówki; lub
b) jeśli pojazd wyposażony jest w tachograf cyfrowy – wprowadza się na kartę kierowcy przy użyciu urządzenia do manualnego wprowadzania danych, w jakie wyposażony jest tachograf.
Istotny w tym kontekście jest również art. 6 ust. 5 Rozporządzenia 561/2006/WE, który mówi o zasadach kwalifikowania i zapisywania aktywności określonych jako „inna praca”.
Praktyczne wskazówki dotyczące wpisów manualnych.
W przypadku wpisów manualnych w tachografie niezależnie od producenta czy rodzaju urządzenia, procedura nie jest skomplikowana. W praktyce szkoleniowej często obserwuje się, że już po pierwszym zaznajomieniu się z właściwymi krokami, kierowca wie, jak zrobić wpis manualny i jest w stanie wykonać go samodzielnie.
