Konieczność rozliczania delegacji oraz ryczałtów, to rzeczywistość każdego przewoźnika, zatrudniającego kierowców. Do prawidłowych obliczeń, przedsiębiorca musi być na bieżąco z aktualnie obowiązującym ustawodawstwem. Zdarza się, że pomimo doskonałej wiedzy, na skutek błędów ludzkich występujących podczas przygotowywania dokumentacji wymaganej do rozliczenia delegacji, jest ona nieprawidłowa. Może to narazić firmę na roszczenia pracowników, kary administracyjne i postępowania sądowe. Przewoźnikom z pomocą przychodzi telematyka – technologia, która pozwala na precyzyjne rozliczenie pracy kierowców i ograniczenie kosztów przedsiębiorstwa.
Zastosowanie telematyki jako narzędzia wspierającego rozliczanie kierowców było jednym z tematów ostatniej konferencji Transport Manager. Eksperci skupili się na korzyściach, jakie telematyka może przynieść przewoźnikom, których do tej pory mogliśmy nazwać „analogowymi”. A jest ich naprawdę wiele – zaczynając od intuicyjnego interfejsu, a kończąc na minimalizacji wydatków i ryzyka związanego z błędną dokumentacją.
Jak ręczne rozliczanie wpływa na wydatki firmy transportowej?
Regulacje, takie jak ustawa o czasie pracy kierowcy z dn. 16.04.2004 roku, wyroki Sądu Najwyższego oraz przepisy dotyczące rozliczania kierowców z państw zachodnich (m.in. Niemiec, Francji, Włoch i Austrii), dokładnie definiują zasady rozliczeń. Skomplikowane przepisy sprawiają, że konieczne jest zatrudnienie dodatkowej osoby, której zadaniem jest czuwanie nad rozliczaniem kierowców. Według obowiązujących wymogów, firmy dla prawidłowego rozliczania muszą posiadać informacje m. in. na temat: początku i końca delegacji, czasu przebywania na terenie niektórych państw obcych ze wskazaniem momentu przekroczenia granicy, przerw w trakcie prowadzenia pojazdu, miejsc, w których kierowca odbył nocleg. Kolejny temat to występowanie nieuzasadnionej „innej pracy”, czyli ustawienie selektora tachografu w błędnym położeniu. Takie działanie skutkuje zawyżonym wynagrodzeniem oraz nieoptymalnym wykorzystaniem czasu pracy kierowcy. W przypadku transportu do 3,5 tony pojawia się również problem rozliczania tych pojazdów, które nie są wyposażone w tachograf – głównie dotyczy to zawyżenia ilości godzin pracy zagranicą.
„Opieranie się przez firmę transportową jedynie na deklaracjach swoich kierowców, wprowadza duże ryzyko błędu ludzkiego, co skutkuje błędnie wyliczonym wynagrodzeniem. To w tym punkcie firma może znaleźć dużo oszczędności. Dzięki systemowi telematycznemu, który pobiera dane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego, ryzyko błędu jest minimalizowane. Dodatkowo system precyzyjnie wskazuje dokładne daty przekraczania granic i lokalizację noclegu.” – komentuje Kamil Korbuszewski, ekspert GBOX.
Jak telematyka pomaga w obcięciu kosztów przedsiębiorstwa transportowego?
Wdrożenie inteligentnych rozwiązań telematycznych eliminuje ryzyko błędu ludzkiego poprzez automatyzację przekazywania danych na linii kierowca – firma.
„Dzięki rozwiązaniom cyfrowym, możemy znacznie obniżyć koszty przedsiębiorstwa transportowego. Jedna pomyłka w rozliczeniu ryczałtu za nocleg może skutkować zawyżonym wynagrodzeniem o ok. 150 zł – takich pomyłek może być wiele. Wdrożenie systemu telematycznego eliminuje całkowicie ten problem, co w przypadku firm zatrudniających kilkudziesięciu pracowników może wygenerować kilkadziesiąt tysięcy złotych oszczędności rocznie.” – mówi Kamil Korbuszewski, ekspert GBOX.
Nowoczesne systemy telematyczne to dwukierunkowa komunikacja kierowcy z firmą. Umożliwiają dodatkowo m.in. skanowanie dokumentów, aktualną analizę czasu pracy oraz zarządzanie zleceniami spedycyjnymi i przekazywanie ich bezpośrednio do kierowców. Mają również możliwość ostrzegania przed wcześniej zdefiniowanymi miejscami niebezpiecznymi.
Automatyzacja tych procesów jest szczególnie istotna w kontekście ostatniej dyskusji związanej z wprowadzeniem europejskiej dyrektywy o pracownikach delegowanych. Jeśli europejskie prawo obejmie również transport międzynarodowy i tranzyt, liczba operacji dokumentacyjnych w firmach transportowych znacznie wzrośnie – pojawi się bowiem konieczność obliczania wielu stawek rozliczeniowych w zależności od miejsca pobytu kierowców. W tej sytuacji rozwiązania telematyczne mogą okazać się najskuteczniejszą pomocą w działaniach operacyjnych firm.