Nie ma wątpliwości, że nowoczesne rozwiązania technologiczne stanowią jeden z kluczowych czynników sukcesu w dzisiejszej branży transportowej. W obliczu zmieniających się przepisów oraz rosnących cen i wymagań klientów, firmy transportowe muszą wykorzystywać zaawansowane narzędzia, aby przyspieszać swoją pracę i poprawiać rentowność.
Jednym z takich narzędzi jest system TMS, który skutecznie pomaga w zwiększaniu konkurencyjności na rynku. Jeśli zastanawiasz się jak wdrożyć system TMS w swojej firmie, ten artykuł jest dla Ciebie – zapraszamy!
Czym jest system TMS?
System TMS, czyli Transport Management System, to zaawansowane narzędzie, które ma za zadanie wspomagać firmy w efektywnym zarządzaniu operacjami transportowymi. TMS integruje różne aspekty realizacji zleceń transportowych, umożliwiając firmom skuteczne planowanie, monitorowanie i optymalizację podejmowanych działań.
Główne obszary, w których możesz wykorzystać narzędzia TMS to:
- planowanie przewozów: czyli możliwość tworzenia tras dostaw i skutecznego zarządzania przewozami, a także gromadzenia informacji i tworzenia dokumentacji przewozowej.
- zarządzanie flotą: system TMS dla firm transportowych pomaga w efektywnym zarządzaniu pracą kierowców oraz flotą pojazdów – w tym również w planowaniu spraw formalnych, takich jak serwisowanie czy zakup niezbędnych ubezpieczeń.
- optymalizacja kosztów: analiza kosztów związanych z realizacją zleceń i wsparcie w ich optymalizacji. Dzięki temu firmy mogą oszczędzać na kosztach paliwa, opłatach za transport oraz unikać innych zbędnych wydatków.
- komunikacja: implementacja systemu TMS korzystnie wpływa na przyspieszenie i uproszczenie komunikacji pomiędzy kierowcą a innymi pracownikami firmy. Funkcja ta obejmuje również takie udogodnienia, jak możliwość przesyłania skanów dokumentów.
- księgowość: szybkie wystawianie faktur za zlecenia transportowe i spedycyjne oraz kontrolowanie terminów płatności i windykacja.
Dlaczego warto wdrożyć system TMS?
Wdrożenie systemu TMS to kilkuetapowy proces, który pozwala dopasować poszczególne funkcjonalności do specyfiki i indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Skuteczna, przemyślana implementacja systemu TMS pozwala firmom w pełni korzystać z możliwości wdrożonych rozwiązań – obniżać koszty wykonywania zleceń transportowych, kontrolować finanse, efektywnie zarządzać i organizować transport oraz sprawnie komunikować się z kierowcami.
Coraz lepiej wiedzą o tym polscy przewoźnicy – dane z raportu Branżometr Inelo 2023 wskazują, że już 44% polskich przedsiębiorstw transportowych korzysta z systemów klasy TMS. Jak wygląda krok po kroku wdrożenie TMS w firmie transportowej?
Analiza potrzeb i wymagań.
Każda firma transportowa ma swoje specyficzne wymagania oraz obszary, które wymagają dodatkowego wsparcia. Opieranie się na opiniach i doświadczeniach innych przewoźników niesie ze sobą cenne wskazówki, jednak niezbędnym krokiem jest przeanalizowanie specyfiki własnego przedsiębiorstwa.
Ważne jest gruntowne zrozumienie bieżących procesów i operacji w firmie – od przyjęcia zlecenia aż do dostawy ładunku i rozliczeń, a także wszystkich czynników wpływających na te procesy. Zrozumienie tego kontekstu pozwala określić, jak implementacja systemu TMS może pomóc w codziennej pracy. Przydatne jest również określenie priorytetów. Firmy transportowe mogą dążyć do różnych celów, takich jak redukcja kosztów operacyjnych, zwiększenie efektywności, zminimalizowanie ryzyka czy poprawa obsługi klienta. Konkretne określenie najważniejszych potrzeb pomaga dostosować funkcje TMS do indywidualnych potrzeb firmy.
Wybór dostawcy systemu TMS.
Najważniejszym kryterium przy wyborze dostawcy TMS jest spójność funkcjonalności konkretnego rozwiązania z celami biznesowymi firmy, a także możliwości narzędzia w zakresie integracji z innymi systemami (np. z telematyką). Wybierając dostawcę TMS, warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie w branży. Dobrym pomysłem jest sprawdzenie opinii wcześniejszych klientów, tak aby zweryfikować, jakie wyniki osiągnęły inne przedsiębiorstwa podczas współpracy z danym dostawcą. Istotnym aspektem jest też wsparcie ekspertów – upewnij się, że dostawca oferuje profesjonalną pomoc techniczną oraz zapewnia kompleksową współpracę podczas wdrożenia systemu TMS.
Przygotowanie organizacji.
Kolejnym krokiem po określeniu celów i oczekiwań oraz wybraniu systemu, jest stworzenie strategii, która uwzględnia harmonogram oraz zakres wdrożenia. Wraz z dostawcą sporządź dokładny plan działania oraz wyjaśnij wszelkie wątpliwości. Ważna jest również komunikacja wewnętrzna – warto informować pracowników o etapach wdrażania systemu TMS, przewidywanych korzyściach oraz aspektach, w których nowe narzędzie wpłynie na ich codzienną pracę.
Implementacja systemu.
Jednym z ostatnich kroków jest montaż i konfiguracja systemu na podstawie wcześniej określonych kryteriów. To na tym etapie ma miejsce parametryzacja oprogramowania transportowego zgodnie z indywidualnymi potrzebami firmy. Proces ten obejmuje na przykład ustawienia dotyczące zarządzania trasami, ładunkami, kierowcami i rozliczeniami. Tworzone są również szablony wydruków i dokumentów elektronicznych.
Wdrożeniowcy ładują niezbędne dane oraz dbają o właściwą integrację narzędzia z innymi posiadanymi przez firmę systemami (między innymi księgowymi, zarządzania magazynem, telematycznymi, czy giełdami transportowymi), tak aby zapewnić efektywny przepływ informacji. To także etap praktycznych testów funkcjonalności, wydajności i bezpieczeństwa. Wszelkie błędy i niedociągnięcia powinny zostać wykryte i naprawione.
Szkolenie i monitorowanie
Trudno wyobrazić sobie efektywne wdrożenie systemu TMS bez szkoleń, które zapewnią pracownikom umiejętności niezbędne do obsługi nowego narzędzia. Aby zmniejszyć ilość błędów ludzkich, warto zadbać o to, aby z działaniem programu zapoznał się cały personel firmy, zwłaszcza kierowcy, spedytorzy, dyspozytorzy, analitycy i księgowi. Szkolenia ułatwią pracownikom adaptację do nowego systemu, dzięki czemu organizacja zacznie szybciej korzystać z nowych funkcji i możliwości TMS. W zależności od potrzeb warto rozważyć zorganizowanie zarówno szkoleń indywidualnych, jak i grupowych.
Istotną kwestią po implementacji systemu TMS jest monitorowanie, czy narzędzie pomaga w osiąganiu celów, które zostały zdefiniowane na początku procesu wdrożenia. Analiza danych pozwala zidentyfikować ewentualne słabe punkty, a następnie wprowadzić modyfikacje, niezbędne do poprawienia wydajności. Monitorowanie efektów pozwala także na bieżące dostosowanie strategii i operacji do aktualnych wyzwań. Ważne jest, aby określić konkretne wskaźniki, które będą mierzyć efektywność systemu TMS. Mogą to być np. wskaźniki związane z kosztami, czasem dostawy, czy wydajnością.
