Ciągła zmienność to jedyny stały element rynku transportowego. Wahania cen paliwa, niestabilny popyt, niedobory kierowców, wysoka konkurencja w branży czy nowe regulacje – wszystkie te czynniki sprawiają, że zarządzanie flotą staje się coraz większym wyzwaniem.
W tym artykule dowiesz się, jak praktycznie podejść do tego tematu – poznasz strategie, które pomagają utrzymać efektywność pomimo nieprzewidywalnych warunków, wskaźniki, na które faktycznie warto zwracać uwagę oraz systemy zarządzania flotą, które realnie wspierają codzienne decyzje.
Dlaczego warunki rynkowe mają kluczowe znaczenie dla zarządzania flotą?
Warunki rynkowe mają bezpośredni wpływ na koszty, dostępność zleceń i samą opłacalność transportu – czyli trzy filary zarządzania flotą. Wahania cen paliw, zmiany stawek, sezonowość popytu i nowe regulacje wpływają na to, jak efektywnie można wykorzystać pojazdy i pracę kierowców. Brak szybkiej reakcji na takie zmiany to prosta droga do strat – poprzez niewykorzystany potencjał floty, a także przez realizowanie zleceń poniżej progu rentowności.
Aby podejmować dobre decyzje operacyjne, niezbędne są rzetelne dane. Systemy TMS oraz urządzenia telematyczne pozwalają na bieżąco analizować parametry, takie jak koszt i czas przejazdu, zużycie paliwa czy wykorzystanie pojazdów. Z kolei dane rynkowe – np. średnie stawki na danej trasie i czas oczekiwania w punktach załadunku, umożliwiają szybką korektę obranej strategii. W praktyce narzędzia tego typu zapewniają zdecydowanie większą elastyczność – dają możliwość negocjowania stawek w oparciu o rzeczywiste koszty, wybierania atrakcyjnych zleceń i opłacalnych tras, analizowania stylu jazdy kierowców i efektywnego dostosowania ich czasu pracy.
Jakie czynniki wpływają na niestabilność w branży transportowej?
Branża TSL należy do najbardziej wrażliwych na zmiany w poziomie popytu. Na niestabilność wpływa jednocześnie wiele czynników – często nakładających się na siebie i trudnych do przewidzenia:
- wahania kosztów operacyjnych: ceny paliw, opłat drogowych, ubezpieczeń i koszty pracy mają bezpośredni wpływ na rentowność. Nawet teoretycznie niewielkie zmiany potrafią w dłuższej perspektywie wywołać duże różnice w marży.
- nierównowaga popytu i podaży: rynek działa cyklicznie – są okresy wysokiego zapotrzebowania, ale zdarzają się też przestoje. W takich momentach brak elastycznego zarządzania flotą skutkuje większą liczbą pustych przebiegów, lub utratą zleceń.
- przepisy: regulacje, takie jak pakiet mobilności czy lokalne zakazy ruchu ciężarówek powodują dodatkowe obciążenia i wymuszają zmiany w organizacji pracy. Brak szybkiej adaptacji zwiększa ryzyko kar lub opóźnień.
- problemy kadrowe: niedobór kierowców, rotacja załogi czy spadająca dostępność wykwalifikowanej kadry technicznej to realne ryzyko opóźnień i spadku jakości usług. Aktualne dane wskazują na ryzyko dalszego pogłębiania tej sytuacji – według najnowszych szacunków w ciągu najbliższych 5 lat na emeryturę przejdzie niemal 500 tysięcy europejskich kierowców.
- zakłócenia łańcuchów dostaw: konflikty geopolityczne czy pandemie mają bezpośredni wpływ na transport – często w skali całego kontynentu.
Wpływ tego typu okoliczności był szczególnie wyraźnie widoczny w ostatnich latach, w związku z wdrażaniem przepisów pakietu mobilności oraz takimi kwestiami, jak wzrost cen paliw czy niedobór pracowników w branży.
Jakie korzyści daje dywersyfikacja typów pojazdów?
Dywersyfikacja pojazdów pozwala lepiej dopasować środki transportu do rodzaju zleceń, przewożonych ładunków i wybranych tras. Posiadanie naczep standardowych, chłodni, zestawów do transportu ADR, jak i mniejszych pojazdów, umożliwia realizację różnorodnych zleceń, co w oczywisty sposób zwiększa konkurencyjność firmy na wielu segmentach rynku. Efektem jest zmniejszenie ryzyka przestojów oraz możliwość optymalizacji kosztów floty. Mniejsze pojazdy sprawdzają się w transporcie lokalnym, gdzie nie zawsze opłacalne byłoby wysyłanie ciągnika z naczepą. Dzięki temu można redukować zużycie paliwa, opłaty drogowe i inne koszty jednostkowe, co w dłuższej perspektywie przekłada się na konkretne oszczędności.
Jakie narzędzia wspierają zarządzanie flotą w niestabilnym otoczeniu?
Ponieważ branża transportowa cechuje się wysoką podatnością na wahania rynkowe, sama dywersyfikacja pojazdów nie wystarczy. Doświadczenie spedytorów i kierowców – chociaż bardzo cenne – to również zbyt mało, by skutecznie ograniczać ryzyko. Warto korzystać z systemów i rozwiązań technologicznych, które dostarczają niezbędnych informacji. Oto najważniejsze z nich:
- Systemy TMS: moduły systemów, takich jak Marcos TMS czy fireTMS umożliwiają centralne zarządzanie zleceniami, pojazdami, kierowcami i dokumentacją przewozową. Pozwalają na analizę kosztów floty, planowanie tras, kontrolę czasu pracy oraz integrację z systemami księgowymi. W niestabilnych warunkach rynkowych ich ogromną zaletą jest możliwość szybkiego dostosowania planu operacyjnego do bieżącej sytuacji.
- Telematyka: dostarcza informacji o lokalizacji pojazdów, zużyciu paliwa, stylu jazdy i czasie pracy kierowcy. Dzięki integracji z TMS dane te wspierają dynamiczne zarządzanie flotą – umożliwiają na przykład natychmiastowe reagowanie na nieprzewidziane zdarzenia na drodze.
- Aplikacje mobilne dla kierowców i spedytorów: umożliwiają sprawną komunikację między biurem a kierowcą, przyspieszają obieg dokumentów (np. skan CMR od razu po rozładunku), a także wspierają zarządzanie flotą w terenie – nawet z poziomu telefonu czy tabletu. Dobrym przykładem tego typu rozwiązania jest aplikacja mKierowca od Marcos TMS.
Jak zarządzać kosztami eksploatacji floty w czasie wahań cen i popytu?
Sprawdzonym sposobem na utrzymywanie kosztów floty pod kontrolą jest monitorowanie wydatków w przeliczeniu na pojazd i kilometr. Pozwala to szybko zidentyfikować najmniej efektywne pojazdy, oraz podjąć niezbędne działania – zmienić trasę lub zweryfikować styl jazdy kierowcy. Istotną rolę odgrywa analiza spalania na podstawie informacji z systemów telematycznych, np. GBox Assist. System korzysta z danych pochodzących bezpośrednio z szyny CAN oraz sond paliwowych, które można zamontować w zbiorniku pojazdu. Takie rozwiązanie zapewnia dostęp do bieżących oraz archiwalnych informacji na temat średniego spalania, wykonanych tankowań i ubytków paliwa.
Z kolei w okresach spadku popytu lub dużej zmienności cen, szczególnie istotna staje się umiejętność dynamicznego planowania – tak, aby ograniczyć puste przebiegi. Systemy TMS wspierają analizę opłacalności już na etapie przyjęcia zlecenia. Wygodną funkcjonalnością jest między innymi grafik zleceń, czyli panel, w którym spedytor ma łatwy wgląd w oś czasu, flotę, realizowane przewozy i zaplanowane serwisy. Wykorzystując narzędzia TMS warto także korzystać z funkcji przypominania o terminach, istotnych zarówno dla kierowcy (data ważności prawa jazdy, zezwolenia na pracę czy uprawnień ADR), jak i bezpośrednio związanych z pojazdami (terminy przeglądu technicznego, ubezpieczenia, kalibracji tachografu i inne).
Polecamy również regularne porównywanie własnych kosztów z rynkowymi wskaźnikami oraz analizowanie kontraktów z dostawcami, co umożliwia renegocjację stawek i wybór korzystniejszych warunków.
Jak optymalizować zużycie paliwa i serwisowanie pojazdów?
Zużycie paliwa w firmach transportowych stanowi często prawie 40% łącznych wydatków operacyjnych. Co zrobić, aby zmniejszać te koszty? Przede wszystkim warto skorzystać ze wspomnianych wcześniej systemów telematycznych, które pozwalają na śledzenie stylu jazdy kierowców – uwzględniając prędkość i czas pracy silnika na biegu jałowym. Warto wdrożyć szkolenia z ecodrivingu oraz promować oszczędną jazdę – wiele firm uzależnia premie kierowców właśnie od ich wyników w tym zakresie. Systematyczne porównywanie zużycia paliwa pomiędzy pojazdami tej samej klasy – z uwzględnieniem trasy, ładunku i kierowcy – pozwala szybko wychwycić nieefektywne jednostki lub błędy w eksploatacji. Duże znaczenie odgrywa stan techniczny pojazdu.
Zachęcamy także do korzystania z karty paliwowej Eurowag, która zapewnia konkurencyjne ceny na stacjach paliw w 23 europejskich krajach (w tym również w Polsce). Karta umożliwia też dokonywanie opłat za inne usługi, takie jak np. mycie pojazdów i parkowanie.
Jak zabezpieczyć firmę transportową przed wahaniami kosztów?
Jednym ze sposobów na ograniczenie wpływu zmiennych cen jest zawieranie długoterminowych umów z klientami i podwykonawcami z określoną stawką minimalną lub indeksacją kosztów (np. paliwową). Dzięki temu firma może uniknąć sytuacji, w której gwałtowny wzrost cen obciąża ją w całości. Większe przedsiębiorstwa coraz częściej korzystają z narzędzi finansowych pozwalających „zamrozić” cenę paliwa na określonym poziomie. Choć rozwiązanie to wymaga wiedzy i doradztwa, może być skuteczną formą ochrony marży. Standardem jest z kolei analiza danych (zużycie paliwa, puste przebiegi, opóźnienia, czas pracy kierowców) w telematyce i systemach TMS. Szczególnie dobre efekty daje integracja obu tych rozwiązań.
Warto nie opierać działalności wyłącznie na jednym rodzaju zleceń. Dywersyfikacja (także geograficzna) pozwala zrównoważyć sezonowość i zmiany w poszczególnych segmentach rynku.
Jakie są najczęstsze błędy w zarządzaniu flotą w czasie kryzysu?
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy transportowe w momentach gorszej koniunktury na rynku, jest brak elastycznego podejścia do planowania. Puste przebiegi, niewykorzystane pojazdy czy opóźnione reakcje na zmiany popytu mogą generować duże straty. Problemem jest także ignorowanie lub niewłaściwe interpretowanie danych związanych z realizowanymi zleceniami – dotyczy to zwłaszcza firm, które nie korzystają z telematyki i narzędzi TMS. Rezygnacja z wdrożenia lub cięcie kosztów związanych z tego typu urządzeniami może dawać pozorne oszczędności, jednak długofalowo utrudnia wyjście z trudnej sytuacji i poprawę efektywności floty. Przy obecnych, niskich marżach w branży transportowej, nawet jeden miesiąc strat może mieć długofalowe konsekwencje. Niedopilnowane koszty, opóźnienia w rozliczeniach czy niewykorzystane zasoby floty odbijają się na wyniku finansowym jeszcze przez długi czas.
