Fakturowanie w firmie transportowej bywa prawdziwym wyzwaniem. Opóźnienia, rozproszone dane, błędy ludzkie, niezgodności między systemami – brzmi znajomo? Jeśli tak, to czas zastanowić się, jak przyspieszyć pracę i realnie uprościć cały proces.
W tym artykule przeczytasz o rozwiązaniach technologicznych, które pomogą Ci eliminować błędy w fakturach transportowych oraz odciążą dział księgowości w Twojej firmie. Dowiesz się również, jak skutecznie wykorzystywać systemy TMS do fakturowania i jak uniknąć najczęstszych pułapek, które kosztują czas, nerwy i pieniądze.
Szukasz sprawdzonych narzędzi i konkretnych rozwiązań, które usprawnią Twoją pracę? Czytaj dalej!
Dlaczego sprawne fakturowanie jest kluczowe w transporcie?
Prawidłowo wystawiona faktura to szybszy przelew od kontrahenta – a tym samym większa stabilność finansowa w codziennym funkcjonowaniu firmy. Przy średnich miesięcznych kosztach operacyjnych rzędu 50–60 tys. zł netto na pojazd, każde opóźnienie w płatnościach realnie utrudnia prowadzenie działalności.
Firmy, które uporządkowały i zautomatyzowały fakturowanie, są znacznie bardziej odporne na zawirowania finansowe. Co więcej – łatwiej pozyskują finansowanie zewnętrzne, takie jak leasing czy faktoring, ponieważ dla instytucji finansowych są bardziej wiarygodnym, przewidywalnym partnerem. Dobrze zorganizowany proces rozliczeń, podobnie jak punktualne dostawy, przekłada się również na trwałe relacje i wizerunek rzetelnego przewoźnika.
Jakie są najczęstsze problemy z fakturowaniem w firmach transportowych?
Jedną z najczęstszych przeszkód w sprawnym fakturowaniu w transporcie jest opóźnione dostarczanie dokumentów przez kierowców – szczególnie w przewozach międzynarodowych, gdy kierowca przez kilka dni nie wraca do bazy. W wielu przypadkach kontrahenci wciąż wymagają oryginałów CMR, co w praktyce oznacza, że nie można wystawić faktury na podstawie samego skanu. W efekcie – faktura czeka, a wraz z nią płatność.
Kolejnym źródłem problemów są proste błędy w fakturach, wynikające z czynnika ludzkiego: literówki w nazwach firm, nieprawidłowe stawki, złe daty zakończenia transportu (które mają wpływ np. na kurs waluty). W firmach działających bez systemu TMS sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej – często dane wprowadzane są wówczas do kilku niezależnych narzędzi – na przykład Excel do zleceń, program do faktur, osobna aplikacja do raportów. Taka sytuacja zwiększa ryzyko występowania rozbieżności, a cały proces jest wolniejszy i bardziej podatny na pomyłki.
Czym skutkują opóźnienia i błędy w fakturach?
Każde opóźnienie w fakturowaniu to automatyczne przesunięcie terminu płatności – a to z kolei rzutuje na płynność finansową firmy. W skrajnych przypadkach pieniądze za wykonane zlecenie wpływają dopiero po 60, a nawet 90 dniach. Co gorsza, wiele umów zawiera zapisy o karach umownych za opóźnione dostarczenie kompletu dokumentów, w tym CMR-ów. Efekt? Potrącenia, reklamacje i niepotrzebne straty.
Wydłużające się rozliczenia to także coraz większa presja w dziale administracji i spedycji – każda korekta to dodatkowa praca i utrata koncentracji na bieżących zleceniach.
Jakie są koszty administracyjne związane z ręcznym fakturowaniem?
Choć ręczne wystawianie faktur odchodzi do przeszłości, wiele firm transportowych wciąż pracuje na niezsynchronizowanych narzędziach, stosując osobne arkusze Excel do zleceń, oddzielne programy do faktur i księgowości. W efekcie zamiast analizować marże czy kontrolować koszty, pracownicy administracji i księgowości zajmują się mechanicznym kopiowaniem danych i ich weryfikacją. W wielu firmach to nawet kilka godzin dziennie – czasu, który mógłby zostać przeznaczony na działania realnie wspierające rozwój biznesu. Taki model pracy jest nieefektywny i kosztowny, a chaos w fakturowaniu zawsze odbija się na wynikach.
Jakie narzędzia wspierają automatyzację fakturowania w transporcie?
Jednym z kluczowych narzędzi wspierających automatyzację faktur w transporcie są systemy TMS, takie jak Marcos TMS czy fireTMS. Umożliwiają one automatyczne wygenerowanie faktury na podstawie danych ze zlecenia, z uwzględnieniem właściwego kursu walut, dat realizacji oraz indywidualnych warunków współpracy z klientem.
System pozwala na automatyczne uzupełnienie dodatkowych danych, takich jak numery referencyjne, a także na załączenie zeskanowanych dokumentów CMR. Dzięki integracji z telematyką GBox Assist, aplikacjami mobilnymi dla kierowców i skanerami dokumentów, kompletna dokumentacja może trafiać do systemu już w dniu rozładunku.
Przypominamy również o wygodnej integracji z e-Nadawcą Poczty Polskiej – system generuje gotową do druku kopertę z kodem kreskowym, skracając czas przygotowania i wysyłki fizycznych dokumentów.
Czy warto wdrożyć oprogramowanie do fakturowania online?
Niewątpliwie tak – zwłaszcza kompleksowe systemy TMS, które automatyzują cały proces – od przyjęcia zlecenia, aż po jego rozliczenie, zapewniając spójność i pełną dostępność danych dla wszystkich działów. Raz wprowadzone informacje (np. dane kontrahenta, numer zlecenia czy stawka frachtu), mogą być wykorzystywane przez spedycję, księgowość, dział analiz czy windykację – bez konieczności ich ponownego przepisywania.
To duża oszczędność czasu – firmy transportowe korzystające z jednego, zintegrowanego systemu do zarządzania zleceniami i fakturowania szybciej reagują wszelkiego rodzaju zmiany, reklamacje czy indywidualne potrzeby klientów.
Jak zintegrować system fakturowania z innymi działami firmy transportowej?
Wdrożenie systemu TMS umożliwia integrację procesów wewnątrz firmy – wszyscy pracują na tych samych, aktualnych danych, co eliminuje dublowanie informacji i nieporozumienia. Zlecenie stworzone przez spedytora automatycznie trafia do rozliczeń, a dokumenty przesłane przez kierowcę są natychmiast widoczne w systemie, bez potrzeby ich ręcznego przekazywania czy drukowania.
Tego typu integracja upraszcza tworzenie analiz rentowności, pozwala na bieżącą kontrolę marż i automatyzuje przekazywanie danych. Zespół może podejmować szybsze decyzje, a firma działa bardziej spójnie i efektywnie.
Jak połączyć fakturowanie z systemem GPS i realizacją zleceń?
To całkowicie możliwe – i coraz częściej stosowane – dzięki integracji TMS z systemami telematycznymi, takimi jak GBox Assist. Jak to działa? Zlecenie transportowe wysyłane z TMS trafia bezpośrednio do kierowcy, a po wykonaniu przewozu, status realizacji i dokumenty przewozowe są automatycznie przypisywane do odpowiedniego zlecenia. Fakturę można wygenerować niemal natychmiast po zakończeniu usługi, bez konieczności czekania na powrót kierowcy z dokumentami. Narzędzia TMS mogą powiązać miejsce i czas realizacji usługi z danymi GPS, ułatwiając rozpatrywanie ewentualnych reklamacji i wyjaśnianie opóźnień.
Czy integracja z księgowością przyspiesza proces rozliczeń?
Faktury wystawione w systemie TMS są eksportowane w formatach zgodnych z programami księgowymi, dzięki czemu księgowość – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna – otrzymuje kompletne, uporządkowane dane szybciej i bez konieczności weryfikowania każdego szczegółu. Kursy walut, daty realizacji usług i wymagane dopiski są automatycznie pobierane z systemu. Skutkiem takiej integracji jest szybszy, dokładniejszy i mniej uciążliwy proces rozliczeń. Znika konieczność czasochłonnej wymiany maili i telefonów pomiędzy działami, a zespół może skupić się na analizie danych.
Jakie dane są kluczowe przy wystawianiu faktur w transporcie?
Faktura transportowa powinna zawierać następujące dane:
- numer zlecenia,
- stawka frachtu,
- kurs walut,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- trasa,
- informacje o rodzaju usługi.
Kontrahenci coraz częściej wymagają też dodatkowych informacji, takich jak numery referencyjne (PO), opisy zgodne z ich wewnętrznym systemem, czy tłumaczenia poszczególnych pól na język obcy. Dobrze skonfigurowany system TMS pozwala przypisać te dane do konkretnego klienta, co automatycznie uzupełnia dokumenty zgodnie z jego wymaganiami. Im więcej danych system uzupełni za pracownika, tym mniejsze ryzyko błędu i szybszy obieg dokumentów.
Na co zwrócić uwagę przy fakturach międzynarodowych?
Pod wieloma względami zlecenia międzynarodowe są bardziej zaawansowane i wymagają zachowania szczególnej uwagi. Dotyczy to także kwestii związanych z fakturowaniem – kontrahenci mogą mieć zróżnicowane oczekiwania formalne. Aby uniknąć pomyłek, a tym samym opóźnień w płatnościach i konieczności wystawienia korekty, warto dokładnie sprawdzić treść zlecenia. Chodzi tu przede wszystkim o ewentualne komentarze w polu „uwagi”, numer referencyjny, czy wskazany sposób wysyłki dokumentów (np. przez portal kontrahenta). Firmy zagraniczne coraz częściej oczekują, że ich faktura zostanie wgrana do zewnętrznego systemu, a nie tylko wysłana e-mailem lub pocztą.
Chociaż z pozoru może się to wydawać oczywiste, duże znaczenie mają kwestie językowe oraz lokalne standardy fakturowania. Dokumenty muszą być czytelne i zrozumiałe dla kontrahenta, często wymagane jest też wystawienie faktury w lokalnej walucie. Ponadto niektórych krajach obowiązują specyficzne formaty numeracji, których brak może opóźnić płatność.
Czy e-faktura przyspiesza proces rozliczeń?
W dobie cyfryzacji i zbliżającego się obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zdecydowanie zachęcamy do jak najszybszego wdrożenia takiego modelu pracy. E-faktury pozwalają na natychmiastowe dostarczenie dokumentów do kontrahenta, bez drukowania, pakowania i wysyłki tradycyjną pocztą. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zleceń międzynarodowych, gdzie tradycyjna wysyłka mogłaby opóźnić płatność o kilka dni, a w skrajnych przypadkach – nawet tygodni.
Zarówno w Polsce, jak i za granicą coraz więcej firm akceptuje faktury w formacie PDF, co pozwala całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych. Efektem takiej zmiany jest krótszy cykl rozliczeniowy i wzrost bezpieczeństwa – e-faktura nie ginie w transporcie, łatwo ją zarchiwizować, a dostęp do niej mają wszystkie uprawnione osoby.
Jak szkolić pracowników do efektywnego fakturowania?
Aby w pełni wykorzystywać potencjał nowoczesnych systemów TMS, niezbędne jest przeprowadzenie kompleksowego wdrożenia z obsługi wszystkich modułów, również tych, które dotyczą rozliczeń transportowych. W przypadku fireTMS i Marcos TMS szkolenia przeprowadzają doświadczeni wdrożeniowcy, którzy pracują na realnych danych operacyjnych firmy, bezpośrednio z przyszłymi użytkownikami systemu – spedytorami, czy księgowymi. Taka forma nauki pozwala szybko wdrożyć pracowników i wypracować indywidualny, skuteczny workflow.
Po aktualizacjach lub zmianach przepisów warto skorzystać z dodatkowych szkoleń. Dobrą praktyką jest również stworzenie wewnętrznych instrukcji, które ułatwiają płynnie wdrożenie nowych pracowników oraz zmniejszają liczbę błędów w codziennej pracy.
Standaryzacja procesu fakturowania
Standaryzacja jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na eliminowanie błędów i zapewnienie ciągłości pracy – niezależnie od tego, kto w danym momencie wystawia faktury. Ujednolicone procedury i szablony, a także automatyzacje w systemie TMS znacząco zmniejszają ryzyko pominięcia kluczowych elementów, na przykład kursu walut czy numeru referencyjnego klienta.
Dzięki standaryzacji nawet mniej doświadczony pracownik jest w stanie poprawnie przygotować dokumenty, co stanowi ogromne ułatwienie podczas wdrażania nowych osób, a także w sytuacjach awaryjnych, np. w nagłych zastępstwach. Standaryzacja pomaga w spełnianiu wymagań audytowych, zwiększa przejrzystość wewnętrzną i buduje zaufanie klientów, którzy otrzymują spójne, kompletne faktury.
Najczęściej zadawane pytania: jak usprawnić proces fakturowania w firmie transportowej?
Jakie programy do fakturowania sprawdzają się w transporcie?
Zachęcamy do skorzystania z systemów fireTMS lub Marcos TMS, które w jednym miejscu łączą zarządzanie zleceniami, fakturowanie, kontrolę floty i raporty rentowności oraz zapewniają płynny obieg dokumentów. Dzięki temu firma nie musi używać kilku różnych narzędzi – wszystko działa w jednym, spójnym środowisku.
Czy można wystawiać faktury automatycznie po zakończeniu zlecenia?
Tak – nowoczesne systemy TMS pozwalają na pełną automatyzację procesu fakturowania. Wystarczy, że zlecenie zostanie oznaczone jako zakończone, a faktura zostanie wygenerowana zgodnie z wcześniej ustalonym szablonem, wraz z odpowiednim kursem walut i wymaganymi załącznikami.
Jak skrócić czas od wykonania usługi do wystawienia faktury?
W tym celu najlepiej skorzystać z integracji systemu TMS z urządzeniem telematycznym lub aplikacją mobilną dla kierowców. W ten sposób wszystkie niezbędne dokumenty z trasy, takie jak na przykład skan CMR, trafiają do systemu natychmiast po rozładunku, umożliwiając wystawienie faktury jeszcze tego samego dnia.
Czy faktury elektroniczne są akceptowane przez zagranicznych kontrahentów?
Oczywiście jest to kwestia indywidualnych preferencji każdego kontrahenta, jednak trend jest wyraźny – coraz więcej europejskich firm nie tylko akceptuje e-faktury, ale wręcz preferuje je względem papierowych wersji. W niektórych krajach obowiązują lokalne standardy (np. XRechnung w Niemczech), dlatego warto wcześniej zapoznać się z wymaganiami danego odbiorcy.
