Bez względu na wielkość i profil działalności, prawie każda organizacja korzysta z systemów informatycznych. Jedne są bardzo zaawansowane, a inne odpowiadają na podstawowe potrzeby przedsiębiorstwa. Firmy korzystają z programów księgowych, kadrowo-płacowych, modułów do wystawiania faktur i zarządzania bazą klientów. Z wykorzystaniem odpowiednich systemów pilnują zleceń oraz ich terminowego realizowania. W transporcie – analizują czas pracy kierowców oraz nadzorują pracę floty pojazdów. Systemy informatyczne co do zasady mają usprawniać codzienną pracę. A jak to wygląda w praktyce?
Wykorzystanie systemów informatycznych
Prowadzenie firmy w branży transportowej wiąże się z dużymi kosztami. Zazwyczaj na starcie przedsiębiorca inwestuje tylko w systemy informatyczne, które są niezbędne w danej działalności. Z czasem firma się powiększa. Zatrudnia więcej pracowników, pozyskuje nowych klientów i partnerów biznesowych. Przybywa zleceń z dnia na dzień. Nagle okazuje się, że oprogramowanie wykorzystywane w firmie jest niewystarczające. A zarządzanie wieloma danymi bez odpowiedniego zaplecza, to trudne zadanie. Przedsiębiorca zazwyczaj szuka więc rozwiązania, które pomoże „załatać dziurę”, czyli odpowie na jeden, konkretny problem. Zwiększyła się liczba Klientów? Kupię CRM. Przybyło zleceń transportowych? Zainwestuję w TMS. Trzeba nadzorować flotę pojazdów? Czas na system telematyczny. Ponadto zakup nowego rozwiązania informatycznego bardzo często wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracownika. Niestety takie podejście prowadzi do tego, że w firmie działa kilka niezależnych rozwiązań, które w żaden sposób nie są ze sobą powiązane, a dodatkowo generują koszty. Zamiast usprawniać, utrudniają pracę. Nowe systemy, nowi pracownicy, zwiększony nakład pracy – osoby, które obsługują programy informatyczne muszą poruszać się po kilku środowiskach lub co gorsza, czekać na dane wejściowe od innych pracowników.
Najwyższy czas na integrację
Planowanie infrastruktury i architektury systemów informatycznych jest bardzo ważne. Wiadomo, że nie ma rozwiązania idealnego, które zaspokoi wszystkie potrzeby, ale istnieje możliwość integracji poszczególnych systemów.
Jak wygląda proces integracji TMS i telematyki GBOX Assist?
- W przypadku integracji GBOX Assist z TMS-ami firm: InterLAN, MarcosBis, FireUp Software, PasCom, CARGOS, wdrożeniowiec TMS przeprowadza wywiad z klientem, który szczegółowo określa zakres integracji. Pełen pakiet informacji przekazywany jest do wdrożeniowca GBOX Assist, który przygotowuje dane (statusy zaawansowane) niezbędne do połączenia rozwiązań. Po opracowaniu statusów następuje integracja bezpośrednio u klienta, która poddawana jest testom. Po pozytywnej weryfikacji klient może rozpocząć pracę na zintegrowanych systemach.
- W przypadku integracji GBOX Assist z systemami TMS innych firm niż te wymienione powyżej, niezbędne jest spotkanie trójstronne – wdrożeniowiec TMS, wdrożeniowiec GBOX Assist oraz klient. Podczas wywiadu z klientem omówione zostają możliwości integracyjne. Na tym etapie bardzo ważne jest zaangażowanie klienta w proces tworzenia struktury, żeby przygotować takie połączenie systemów, które przyniesie realne oszczędności dla przedsiębiorstwa. Następnie powstaje szczegółowy harmonogram oraz zakres prac. Warto podkreślić, że w pierwszej kolejności integracja systemów odbywa się w środowisku testowym. Jeśli testy przebiegną pomyślnie, proces łączenia programów realizowany jest u klienta, gdzie ponownie następuje weryfikacja poprawności działania rozwiązań. Po pomyślnych testach systemy gotowe są do pracy.
Ważne! Podczas integracji systemów klasy TMS i telematyki dane strategiczne, które znajdują się w programie TMS są w pełni bezpieczne. Producent GBOX Assist nie ma do nich bezpośredniego dostępu. Niezbędne informacje potrzebne do integracji, przesyłane są przez API (Interfejs Programowania Aplikacji). Klient otrzymuje dane dostępowe API GBOX Assist, które przekazuje do firmy TMS lub sam wprowadza je do programu (jeżeli jest taka możliwość).
Nie taki diabeł straszny…
Choć integracja systemu TMS z rozwiązaniem telematycznym GBOX Assist jest procesem złożonym, to większość prac związanych z połączeniem systemów leży po stronie integratorów. Jedynym zadaniem klienta jest sprecyzowanie i dokładne określenie swoich potrzeb tak, aby przygotowane połączenie systemów było zgodne z jego oczekiwaniami. Warto więc jak najszybciej zdecydować się na integrację systemów, aby usprawnić pracę w swojej firmie.